Sekretariat des Fachbereichsleiters (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Sekretariat des Fachbereichsleiters (m/w/d)

Öffentliche Stellenausschreibung

• Einsatzbereich: Geschäftsstelle FB Zentrale Steuerung, Innere Dienste
• Startdatum: schnellstmöglich
• Art der Beschäftigung: Vollzeit
• Dauer der Beschäftigung: unbefristet
• Bewertung: Entgeltgruppe E 5 (TVöD)
• Bewerbungsfrist: 01. Dezember 2025

Ihre Aufgaben

• Management des Vorzimmers, insbesondere Terminplanung/-koordinierung und Empfangsdienst für den Fachbereichsleiter (FBL)
• Telefondienst für den FBL und den Fachdienstleiter (FDL) Personal und Organisation
• Postbearbeitung für FBL und FD Personal und Organisation bzw. zuständige Sachbearbeiter
• Schreibarbeiten für den FBL sowie FD Personal und Organisation
  • in Gerichtsverfahren Anforderung von Zuarbeiten der zuständigen Organisationseinheiten zu Stellungnahmen
  • Überwachung der Fristeinhaltung und termingerechten Bearbeitung
  • Zusammenstellung der Zuarbeiten und Vorbereitung von Schriftsätzen für FBL
• Verwaltung von Akten für den FBL (Gerichtsakten, allgemeiner Schriftverkehr Geschäftsstelle) sowie FDL Personal und Organisation einschl. Archivierung
• Verwaltung der Fachbereichsbibliothek und des Inventars für die Geschäftsstelle
• Verwaltung des Büromaterials für die Geschäftsstelle
• Sonstige allgemeine Sekretariatsaufgaben (Schlüsselverwaltung, Anmeldungen Fort- und Weiterbildung für die Mitarbeiter Geschäftsstelle, Organisation von Umläufen etc.)
• Haushaltsüberwachung für die Geschäftsstelle
• Unterstützung/Vertretung des Aufgabenbereichs der Zentralen Vergabestelle

Ihr Profil

Erforderlich:

• Rechtsanwaltsfachangestellte
• Vertrautheit mit dem besonderen Behördenpostfach
• umfassende Computerkenntnisse

Unser Angebot

• Attraktiver Arbeitgeber: Der Landkreis Schmalkalden-Meiningen ist ein großer Arbeitgeber der Region mit vielfältigen Einsatzmöglichkeiten und Aufgabenbereichen. Wir gewährleisten Ihnen Krisensicherheit und langfristige Planbarkeit.
• Ein engagiertes Team: Unsere Teams zeichnen sich durch eine positive und lockere Arbeitsatmosphäre aus, die auch durch jährliche Betriebsausflüge gestärkt wird.
• Ein angemessenes Einkommen: Die Vergütung richtet sich nach den Bestimmungen des TVöD, der auch eine jährliche Sonderzahlung sowie leistungsorientierte Bezahlung beinhaltet.
• Eine zusätzliche Altersvorsorge: Eine betriebliche Altersvorsorge erfolgt über die Zusatzversorgungskasse Thüringen. Außerdem zahlen wir unseren Mitarbeitern vermögenswirksame Leistungen von bis zu 40 Euro monatlich.
• Die optimale Balance von Beruf und Privatleben: Sie profitieren von unseren flexiblen Arbeitszeiten, der Möglichkeit auf mobiles Arbeiten und Teilzeit, dem Freizeitausgleich von Mehrarbeitszeit, 30 Urlaubstagen im Jahr und der Freistellung am 24.12. und 31.12. zusätzlich.
• Stetige Weiterentwicklung: Wir stellen breitgefächerte Fortbildungsmöglichkeiten zur Verfügung. Bei internen Bewerbungsverfahren garantieren wir Chancengleichheit.
• Eine aktive Gesundheitsförderung: Im Rahmen eines modernen betrieblichen Gesundheitsmanagements kommen wir der Fürsorgepflicht gegenüber unseren Mitarbeitern nach.
• Ideale Arbeitsbedingungen: Daneben stellen wir modern ausgestattete Arbeitsplätze in hellen Büroräumen zur Verfügung. Außerdem sind eine große Anzahl an gebührenfreien Parkplätzen vorhanden.

Ihre Bewerbung

Bewerben Sie sich bitte vorzugsweise online über das Karriereportal des Landkreises unter www.lra-sm.de >> „Ausschreibungen“ >> „Stellenausschreibungen“.

Folgende Unterlagen sind einzureichen – bitte stellen Sie insbesondere dar, inwieweit Sie das Anforderungsprofil erfüllen:

• ein Anschreiben,
• einen tabellarischen Lebenslauf,
• Nachweise über die geforderte Qualifikation,
• eine aktuelle dienstliche Beurteilung bzw. ein aktuelles Arbeitszeugnis,
• einen Nachweis über eine anerkannte Schwerbehinderung oder Gleichstellung (sofern zutreffend, zur Berücksichtigung im Auswahlverfahren).

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Wichtige Hinweise:

• Bewerbungen sind bevorzugt über das Karriereportal einzureichen.
• Eine Übersendung der Bewerbungsunterlagen per E-Mail ist nicht möglich und wird nicht berücksichtigt.
• Nur in begründeten Ausnahmefällen kann eine schriftliche Bewerbung auf dem Postweg eingereicht werden.

Menschen mit einer Schwerbehinderung sowie Bewerberinnen und Bewerber aus dem Landratsamt Schmalkalden-Meiningen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.

Postanschrift für Ausnahmefälle:

Landratsamt Schmalkalden-Meiningen Fachdienst Personal und Organisation Obertshäuser Platz 1 98617 Meiningen

Kontakt

Johannes Bauer

Fachdienstleiter Personal und Organisation

03693 / 485 8238