2. Vorzimmerkraft des Ministers

Stellenbeschreibung

Aufgabengebiet

• Registrierung der Postein- und -ausgänge
• Überwachung von Terminsachen/Wiedervorlagen
• Entgegennahme, Weiterleitung bzw. Dokumentation von Telefongesprächen und anderen Informationen und Mitteilungen
• Führen von Akten und Vorlagen, ggf. unter Beifügung erforderlicher Unterlagen entsprechend Bezug und Dringlichkeit
• Zuordnung von Schriftgut zu laufenden Vorgängen bzw. Weiterleitung an die entsprechenden Bereiche
• Führen des Terminkalenders des Ministers
• Terminplanung von externen und internen Terminen des Ministers sowie des Leiters Ministerbüro
• Organisation und Vorbereitung von Beratungen und Besprechungen
• Protokollführung
• Sonderaufträge nach Weisung des Ministers und des Leiters Ministerbüro
• Übernahme von Urlaubs- und Abwesenheitsvertretungen innerhalb des Ministerbüros, um die Abläufe der Büroorganisation sicherzustellen