Bürosachbearbeiter (m/w/d) Verwaltung und Geschäftsstelle

Stellenbeschreibung

Im Landesarchiv Thüringen ist zum 01.01.2026 eine unbefristete Stelle als

Bürosachbearbeiter (m/w/d) Verwaltung und Geschäftsstelle

am Dienstort Weimar zu besetzen.

Das Aufgabengebiet umfasst im Wesentlichen:

· Leitung der Zentralen Scanstelle des LATh

o organisatorische Vorbereitung des Scannens

o eigenverantwortliche Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Scanprozesses, Qualitätskontrolle und Organisation von qualitätssichernden Maßnahmen in der Scanstelle

o Ansprechpartner bei Problemen im Scanprozess (Clearing-Stelle)

· Mitarbeit bei der Umsetzung der elektronischen Aktenführung mit VIS

o Beratung der Beschäftigten bei der bestimmungsgemäßen Anwendung von VIS (Multiplikator)

o Schulung von (neuen) Beschäftigten zur Anwendung von VIS

o Erstellung und Aktualisierung von Handreichungen und Handlungsleitfäden

o Pflege von Dokumentvorlagen

· haushälterische Rechnungsbearbeitung

· Belegerfassung von Zahlungsanordnungen

· Erstellung von Kostenbescheiden und Versendung von Fotoaufträgen

· Anlegen und Verwalten von Akten sowie Aufbewahrung

· Abwesenheitsvertretung der Geschäftsstellenleitung

Änderungen des Aufgabengebietes bleiben vorbehalten.

Zwingende Anforderung an die Bewerber/innen:

· eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, vorzugsweise als Kaufmann/-frau für Büromanagement, Fachangestellte/-r für Bürokommunikation, Kaufmann/-frau für Bürokommunikation

oder

· eine abgeschlossene Ausbildung im Bereich Verwaltung und Recht, beispielsweise als Verwaltungsfachangestellte/-r oder als Rechtsanwaltsfachangestellte/-r

sowie

· Berufserfahrung im Umgang mit dem Dokumentenmanagementsystem VIS

Die zwingend geforderten Qualifikationen sind anhand von Urkunden und Prüfungszeugnissen mit einer Übersicht der Abschlussnoten zu belegen bzw. nachzuweisen.

Darüber hinaus sind wünschenswert:

• Kenntnisse im Umgang mit VIS-Scan
• Kenntnisse einschlägiger Gesetze und Verordnungen (ThürArchivG, ThürLArchivBenVO)
• Kenntnisse der Tektonik und Bestände des Hauptstaatsarchivs Weimar
• Erfahrungen in der Anwendung des Thüringer Landeshaushaltes
• gutes Planungs- und Organisationsverhalten
• selbstständiges Arbeiten und Eigeninitiative
• Teamorientierung und Kooperationsfähigkeit
• hohe Qualität und Verwertbarkeit der Arbeitsergebnisse

Die Stellenausschreibung steht unter dem Vorbehalt der haushaltsrechtlichen Voraussetzungen, insbesondere der Bereitstellung entsprechender Haushaltsmittel. Die Vergütung von Tarifbeschäftigten erfolgt nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen nach Entgeltgruppe E 8 TV-L.

Was wir Ihnen bieten:

Das Landesarchiv Thüringen fördert die Vereinbarkeit von Familie und Beruf indem ein flexibles Arbeitszeitmodell (Gleitzeit unter Einhaltung einer Funktionszeit) angeboten wird. Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt 40 Stunden. Eine Teilzeitbeschäftigung ist unter Berücksichtigung der Anforderungen des Dienstpostens und der dienstlichen Erfordernisse grundsätzlich möglich. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit der Telearbeit.

Zudem erhalten Sie bei uns die Möglichkeit, Ihre persönlichen Kompetenzen weiterzuentwickeln, indem Sie unsere internen aber auch externen Angebote zur Fort- und Weiterbildung nutzen und so Karrierechancen für sich eröffnen können.

Die Gleichstellung aller Beschäftigten ist uns wichtig. Daher freuen wir uns über Bewerbungen von Menschen unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft sowie Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität.

Die Stellenausschreibung richtet sich an Personen aller Geschlechter. Schwerbehinderte Bewerber/-innen werden bei gleicher Eignung entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen bevorzugt berücksichtigt. Bitte weisen Sie uns in Ihrer Bewerbung auf eine eventuelle Schwerbehinderung hin und fügen Sie entsprechende Nachweise bei.

Bitte reichen Sie keine schriftlichen Bewerbungen oder Bewerbungen per E-Mail ein, sondern nutzen Sie die Online-Bewerbungsfunktion im entsprechenden Stellenangebot auf dem Karriere- und Bewerbungsportal des Freistaats Thüringen:

www.karriere.thueringen.de

Ihrer Bewerbung fügen Sie bitte folgende Bewerbungsunterlagen bei:

Bewerbungsanschreiben und tabellarischer Lebenslauf, Abschlusszeugnis der Berufsausbildung, dienstliche Beurteilungen und sonstige Qualifizierungen (soweit vorhanden). Darüber hinaus wird um Übersendung einer Einverständniserklärung zur Einsichtnahme in die Personalakte mit Angabe der personalaktenführenden Stelle gebeten.

Nach Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens werden die Bewerbungsunterlagen nicht berücksichtigter Bewerber/-innen vernichtet. Durch die Bewerbung entstehende Kosten werden nicht erstattet.

Ihre Ansprechpartnerin bei Rückfragen im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung ist Frau Heinz (Tel.: 0361/57 342 1241). Sie haben darüber hinaus auch die Möglichkeit, uns per E-Mail an personal@la.thueringen.de zu kontaktieren.

Die Bewerbungsfrist endet am 08.12.2025.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Datenschutzhinweise:

Ihre Bewerbungsdaten werden durch das Landesarchiv im Einklang mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) und dem Thüringer Datenschutzgesetz verarbeitet. Mit der Übersendung Ihrer Bewerbungsunterlagen erteilen Sie die Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch das Landesarchiv im Rahmen dieses Ausschreibungsverfahrens (Zweck der Verarbeitung). Die Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Ein Widerruf führt zum Ausschluss aus dem laufenden Verfahren. Nach dem Abschluss des Ausschreibungsverfahrens werden die Daten nicht berücksichtigter Bewerber/innen datenschutzkonform vernichtet. Ihre Rechte hinsichtlich des Datenschutzes ergeben sich aus der EU-DSGVO und dem Thüringer Datenschutzgesetz. Datenschutzrechtliche Aufsichtsbehörde ist der Thüringer Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (Häßlerstraße 8, 99096 Erfurt).