Sekretär/in für das Büro des Bürgermeisters (m/w/d)

Stellenbeschreibung

In der Verwaltung der Gemeinde Herbsleben ist ab dem 01.06.2026 folgende unbefristete Stelle mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 30 Stunden zu besetzen:

Sekretär/in für das Büro des Bürgermeisters (m/w/d)

Das Aufgabengebiet umfasst insbesondere:

- Allgemeine Aufgaben des Bürgermeisterbüros  

• Bearbeitung der schriftlichen, elektronischen und telefonischen Korrespondenz
• Organisation und Vorbereitung der Termine des Bürgermeisters

- Allgemeine Büro- und Sekretariatsaufgaben

• Empfang und Vermittlung im Besucher- und Publikumsverkehr
• Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs
• Telefondienst und Terminorganisation
• Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien          

- Geschäftsstelle des Gemeinderats und der Ausschüsse

• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen
• Sitzungsdienst zu den Gemeinderatssitzungen
• Protokollerstellungen und Beschlussausfertigungen
• Abrechnung von Sitzungsgeldern und Aufwandsentschädigungen
• Betreuung des Ratsinformationssystems der Gemeinde Herbsleben

- Öffentlichkeitsarbeit

• Ausfertigung amtlicher Bekanntmachungen
• Redaktion des Amtsblattes „Unstrut-Kurier“
• Vorbereiten von Ehrungen, Jubiläen und Glückwünschen
• Mitbetreuung des Webauftritts der Gemeinde Herbsleben

- Vermietung kommunaler Einrichtungen

• Vorbereitung und Abschluss von Mietverträgen
• Übergabe und Rücknahme der Mietsache

Die Übertragung weiterer Aufgaben bleibt vorbehalten.

Anforderungsprofil:

• abgeschlossene Berufsausbildung als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement (m/w/d), Verwaltungsfachangestellte/r (m/w/d) oder vergleichbare Ausbildung
• sicherer Umgang mit moderner Bürokommunikation, Standard- und Anwendersoftware
• Kenntnisse zu bürowirtschaftlichen Abläufen
• sehr gute Ausdrucksweise in Wort und Schrift
• Kommunikationsfähigkeit, Organisationsgeschick und Flexibilität
• aufgeschlossenes und freundliches Auftreten
• Verantwortungsbewusstsein und eine gewissenhafte sowie selbständige Arbeitsweise
• Bereitschaft, an den Sitzungstagen am Abend zu arbeiten

Was wir bieten:

• ein unbefristetes Arbeitsverhältnis in Teilzeit mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 30 Stunden
• tarifgerechte Bezahlung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD - VKA) mit regelmäßigen Tariferhöhungen und einer Jahressonderzahlung
• Vermögenswirksame Leistungen und Entgeltumwandlung
• betriebliche Altersvorsorge
• Urlaubsanspruch nach dem TVöD
• Teilnahme am alternativen Entgeltanreizsystem

Ihre aussagefähige Bewerbung (mindestens Anschreiben, Lebenslauf, Abschluss- und Arbeitszeugnisse in Kopie) richten Sie bitte bis zum 01.12.2025, 12:00 Uhr auf dem Postweg an die:

Gemeinde Herbsleben

Stellenausschreibung

Hauptstraße 52

99955 Herbsleben

Gern können Sie Ihre Bewerbung auch per E-Mail an folgende Adresse senden:

bewerbung@gemeinde-herbsleben.de

Bitte beachten Sie, dass keine Eingangsbestätigungen versandt werden. Aufwendungen, die im Zusammenhang mit der Bewerbung entstehen (Reisekosten und sonstige Bewerbungskosten), werden nicht erstattet. Aus Kostengründen wird darum gebeten, die Bewerbungsunterlagen in Kopie einzureichen. Zu spät eingehende oder unvollständige Bewerbungen werden nicht berücksichtigt. Bei gewünschter Rücksendung der Unterlagen bitten wir um Beilage eines adressierten und frankierten Rückumschlages.

Herbsleben, den 08.10.2025

Mascher

Bürgermeister

Die Stellenausschreibung richtet sich in gleicher Weise an alle Geschlechter. Die Gemeinde Herbsleben gewährleistet die berufliche Gleichstellung der Geschlechter nach dem Thüringer Gleichstellungsgesetz. Daher werden bei gleicher Eignung, Leistung und Befähigung bei Vorliegen einer Unterrepräsentanz Bewerber/-innen des entsprechenden Geschlechts bevorzugt.

Schwerbehinderte Bewerber/-innen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt.

Bei Übermittlung der Bewerbung per E-Mail wird darauf hingewiesen, dass durch die Gemeinde Herbsleben der Zugang für den Empfang verschlüsselter E-Mails noch nicht eröffnet ist und somit die Vertraulichkeit der Information für den Übertragungsweg nicht gewährleistet werden kann und daher Bewerber/-innen das Risiko einer unbefugten Kenntnisnahme durch Dritte selbst tragen. Das Einverständnis zur Überprüfung der E-Mail und der Anhänge auf schädliche Codes und Viren wird bei der Nutzung der E-Mail-Kommunikation vorausgesetzt.

Die übersandten Unterlagen können nur als PDF-Dokument akzeptiert werden. Anhänge anderer Dateiformate oder als ZIP-Archiv sowie Links oder QR-Codes zum Nachladen weiterer Dokumente werden aus IT-Sicherheitsgründen nicht berücksichtigt.

Die Bewerber/-innen erklären sich mit der Einsichtnahme in die Bewerbungsunterlagen einverstanden und stimmen der vorübergehenden Speicherung und Verarbeitung ihrer Daten im Rahmen des Auswahlverfahrens zu. In Bezug auf die Erhebung von personenbezogenen Daten im Rahmen von Bewerbungsverfahren wird auf das Merkblatt gemäß Art. 13 DS-GVO verwiesen, welches auf der Internetseite der Gemeinde Herbsleben unter: www.gemeinde-herbsleben.de (Rubrik: Aktuelles & Veranstaltungen/Stellenangebote) einsehbar ist. Nach Abschluss des Auswahlverfahrens werden die Bewerbungsunterlagen und vorübergehend gespeicherten Daten nicht berücksichtigter Bewerber/-innen entsprechend § 27 Abs. 4 ThürDSG ordnungsgemäß vernichtet bzw. gelöscht.