Assistenz Vertrieb (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Um die Vision der idealen Fabrik zu realisieren, arbeiten wir als mittelständisches Beratungsunternehmen eng mit unseren Kunden zusammen. Die ideale Fabrik erfordert das perfekte Ineinandergreifen von drei Zahnrädern: optimierte Produktionsprozesse, effiziente Materialfluss- und Logistiksysteme sowie eine dazu passende, integrierte IT-Landschaft. Wir optimieren das Zusammenspiel von Mensch und Maschine und implementieren zukunftssichere, effiziente Prozesse, die Ressourcen schonen, Verschwendung minimieren und die Produktivität unserer Kunden nachhaltig steigern.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine Person als Management Assistant Sales (m/w/d) zur Unterstützung des CEO im Vertriebs- und Akquise-Alltag. Die Position richtet sich an Menschen mit ausgeprägtem Organisationstalent, einer strukturierten und effizienten Arbeitsweise sowie einer hohen Affinität zu digitalen Tools. Erwartet wird ein offenes, verbindliches und selbstbewusstes Auftreten, auch im direkten Kontakt mit neu anzusprechenden Kunden und externen Ansprechpartnern.

Diese Aufgaben erwarten Dich:

• Unterstützung des CEO im Tagesgeschäft rund um Vertrieb, Marketing und Akquise sowie Übernahme sämtlicher organisatorischer und administrativer Aufgaben im Vertriebsumfeld.
• Eigenständige Terminorganisation und -koordination sowie Vor- und Nachbereitung interner und externer Meetings.
• Pflege, Strukturierung und Qualitätssicherung vertriebsrelevanter Daten im CRM.
• Organisation und Betreuung des gesamten Freelancer- und Partner-Managements im Vertriebsbereich, einschließlich Onboarding und Offboarding.
• Sicherstellung des vertraglichen und rechtlichen Rahmens bei externen Partnern sowie Pflege der entsprechenden Unterlagen.
• Prüfung von Abrechnungen, Kontrolle von Zeitbuchungen und Unterstützung bei der administrativen Abwicklung externer Leistungen.
• Identifikation von Effizienzpotenzialen im Vertriebsalltag sowie Umsetzung sinnvoller Automatisierungen unter Einsatz moderner Tools und KI-Anwendungen.

Diese Qualifikationen bringst Du mit:

• Erfahrung in einer Assistenz-, Office- oder Koordinationsfunktion, idealerweise in einem vertriebsnahen oder projektorientierten Umfeld.
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten, eine strukturierte Arbeitsweise und ein hoher Anspruch an Verlässlichkeit und Genauigkeit.
• Ausgeprägte Technikaffinität sowie Freude an der Arbeit mit Systemen, Daten und digitalen Werkzeugen (KI-Tools, Automatisierungen).
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office.
• Erfahrungen mit CRM-Systemen sind von Vorteil.
• Selbstbewusstes, freundliches und verbindliches Auftreten gegenüber internen und externen Ansprechpartnern.
• Idealerweise erste Erfahrungen im Umgang mit Abrechnungen, Zeitbuchungen oder der Organisation externer Partner.
• Du kommunizierst sicher in Deutsch und Englisch.

Das spricht für uns:

Wir statten Dich mit moderner Technik für effizientes Arbeiten aus. Der Hauptarbeitsort ist unser Büro in Ilmenau, Homeoffice ist ergänzend möglich. Wir bieten flexible Arbeitszeiten, ein strukturiertes Onboarding und kurze Entscheidungswege. Ein fairer, respektvoller Umgang sowie eine offene und unterstützende Unternehmenskultur sind für uns selbstverständlich.

Du möchtest Verantwortung übernehmen, Dinge aktiv mitgestalten und in einem professionellen Umfeld arbeiten? Dann freuen wir uns darauf, Dich kennenzulernen. Bitte sende uns einen kurzen Lebenslauf, Deinen frühestmöglichen Einstiegstermin und Deine Gehaltsvorstellung per E-Mail an  karriere@ipol.eu.