Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

bei Stadtwerke Erfurt Gruppe

Vollzeit

Erfurt

Stellenbeschreibung

Der egapark Erfurt ist einer der größten und schönsten Gartenparks in Deutschland. Rund 500.000 Besucher genießen jährlich die 36 Hektar große Parkanlage, die Erfurts Gartentradition und Image als Blumenstadt präsentiert. Die Erfurter Garten- und Ausstellungs gemeinnützige GmbH (ega) betreibt den egapark mit dem Ziel der kulturell attraktiven Freizeitgestaltung, Erholung und Bildung für die Bürger der Landeshauptstadt Erfurt und ihrer Gäste.

Die Erfurter Garten- und Ausstellungs gemeinnützige GmbH (ega) sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Persönlichkeit für die

Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Was wir Ihnen bieten:

Eine vielseitige und verantwortungsvolle Position, in der Sie aktiv an der Weiterentwicklung unseres Unternehmens mitwirken - werden Sie Teil unseres Teams und gestalten Sie die Zukunft der ega mit!
Eine 39h/Woche, flexible Arbeitszeiten und eine teamorientierte, kollegiale Arbeitsatmosphäre
Eine tarifliche Vergütung mit 30 Tagen Urlaub, inklusive einer Bezuschussung zum Mittagessen, einer betrieblichen Altersversorgung, Unfallversicherung und Jahressonderzahlungen
Vielfältige betriebliche Sozialleistungen z. B. Jobticket, JobRad, Gesundheitskurse, "Freizeitcard" (ega und Bäder), Betriebskindergarten und Mitarbeiterevents

Ihre Aufgaben

Zentrale Kommunikationsschnittstelle zwischen Geschäftsführung, internen Bereichen sowie sämtlichen Partnern und Stakeholdern
Professionelle Unterstützung der Geschäftsführung in allen administrativen und organisatorischen Tätigkeiten, wie z. B. Termin- und Veranstaltungsmanagement, Wiedervorlagen, Reisemanagement
Eigenständige Bearbeitung von Korrespondenz sowie Rechnungsbearbeitung
Verantwortung für die Einhaltung von Fristen und Terminen, z. B. für Stadtratsanfragen und AR-Sitzungen für die Fachabteilungen sowie Rechtsangelegenheiten
Gremienarbeit:
- Überwachung aller Gremientermine (Berichterstattung, Aufsichtsratssitzungen, Quartalsberichte, Fachbeiratssitzungen) und Sicherstellung der fristgerechten Vor- und Nachbereitung von Unterlagen
- Unterstützung in der Erstellung und Korrektur von Gremienunterlagen, Quartalsberichten, Kommunikationsmedien, Präsentationen, Protokolle, Tagesordnungen und Lektorat
Begleitung und Unterstützung in bereichs-/ unternehmensübergreifenden Projekten
Recherche und Analyse zur Erstellung fundierter Entscheidungsvorlagen
Mitarbeit bei der Ausarbeitung betriebsinterner Richtlinien und Prozessanweisungen
Vorbereitung und Verwaltung von Vertragsdokumenten
Erstellung von Präsentationen und Konzepten für Vorträge sowie deren Ausformulierung
Planung, Nachbereitung und Protokollierung von Meetings, Veranstaltungen und Sitzungen, inklusive Gästebetreuung
Pflege der Kundenkontakte und Verwaltung wichtiger Akten und Verträge sowie Archivverantwortung
Sie agieren als Power-User für den SharePoint und stellen die Einsatzbereitschaft der Bürotechnik sicher

Ihr Profil

Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung z. B. Kaufmann für Büromanagement (m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation
Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
Sicheres und repräsentatives Auftreten sowie starke Kommunikationsfähigkeiten
Strukturierte, lösungsorientierte Arbeitsweise mit der Fähigkeit, Prioritäten sicher zu setzen
Sehr gute Kenntnisse in MS Office (inkl. PowerPoint), SAP und Internetanwendungen
Exzellente Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse
Organisationstalent, Flexibilität und Belastbarkeit
Verlässlichkeit, Anpassungsfähigkeit gepaart mit Eigenverantwortung, Diskretion und Loyalität

Ihre Bewerbung

Wir bieten Ihnen ein der Verantwortung Ihrer Tätigkeit angemessenes Einkommen nach Tarif (TVöD) verbunden mit der Möglichkeit zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung. Für Schwerbehinderte ist diese Stelle grundsätzlich geeignet. Wenn Sie sich der Herausforderung einer anspruchsvollen Tätigkeit stellen möchten, freuen wir uns über Ihre aussagefähige Bewerbung, unter Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellung.

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