Teamassistenz (m/w/d) JOB-ID 26/02

Stellenbeschreibung

Das Leibniz-Institut für Alternsforschung - Fritz-Lipmann-Institut e.V. (FLI) in Jena ist eine von Bund und dem Freistaat Thüringen gemeinsam finanzierte Forschungseinrichtung in der Leibniz-Gemeinschaft. Am FLI wird international sichtbare Spitzenforschung zur Biologie des Alterns auf molekularer, zellulärer und systemischer Ebene betrieben. Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler aus rund 40 Ländern erforschen die Mechanismen des Alterns, um dessen Ursachen besser zu verstehen und Grundlagen für Strategien zu schaffen, die gesundes Altern fördern. (www.leibniz-fli.de)

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Teamassistenz (m/w/d) in Teilzeit mit sprachlicher Qualifikation Englisch:

Teamassistenz (m/w/d)

Als Teamassistenz (m/w/d) unterstützen Sie die Forschenden bei administrativen und organisatorischen Prozessen. In dieser zentralen Schnittstellenfunktion sind Sie mit den administrativen Abläufen des FLI bestens vertraut und arbeiten eng mit den Fachbereichen der Verwaltung zusammen. Durch Ihre Unterstützung tragen Sie maßgeblich zu einem reibungslosen Forschungsbetrieb bei und helfen mit, unsere Mission erfolgreich zu erfüllen.

Ihre Aufgaben

• Erledigung von Verwaltungs-, Organisations- und Kommunikationsaufgaben sowie Korrespondenz in Deutsch und Englisch
• Planung und Organisation von Reisen der Forschenden, sowie Terminmanagement
• Unterstützung bei Recruiting und Onboarding neuer Mitarbeiter in den Forschungsgruppen
• Organisation von Kolloquien und Gastwissenschaftler Aufenthalten
• Organisation wissenschaftlicher Meetings und Vorträge, einschließlich Budgetplanung
• Sprachmittlung, Übersetzungen und Protokollführung von Meetings in Deutsch oder Englisch
• Pflege von Datenbanken mit wissenschaftlichen Leistungsdaten
• Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten
• Mitarbeit bei der Optimierung von Prozessen

Ihr Profil

• Erforderlich ist eine Sozial- und Methodenkompetenz (Problemanalyse, konzeptionelle und lösungsorientierte Arbeitsweise, Arbeitsmethodik etc.), wie sie durch eine mind. 3 - jährige Ausbildung oder ein Bachelorstudium vermittelt wird, gekoppelt mit nachweisbarem Interesse für Verwaltungsprozesse und Office Management
• Berufserfahrung in vergleichbarer Tätigkeit, idealerweise in einer Forschungseinrichtung oder Hochschule
• Sehr gute englische Sprachkenntnisse, mind. B2 Niveau
• Erfahrung in Veranstaltungsorganisation sowie Fundierte Anwenderkenntnisse der digitalen Datenverarbeitung, idealerweise Erfahrung mit Datenbanken
• Interkulturelle Kompetenz, Teamfähigkeit und ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeit

Sie denken, Ihr Profil passt nicht, weil Sie zum Beispiel Berufsanfänger (m/w/d) sind? Beschreiben Sie uns Ihre Motivation und bewerben Sie sich trotzdem!

Wir bieten

• Eine abwechslungsreiche und vielseitige Tätigkeit in einem motivierten Team, welches Sie bei der Einarbeitung optimal begleitet und unterstützt – sowie ein internationales Arbeitsumfeld, eingebettet in den Beutenberg-Campus in Jena
• Arbeitsvertrag entsprechend dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) mit langfristiger Perspektive. Die Stelle soll in Teilzeit mit 20 Wochenstunden besetzt werden (4-Tage Arbeitszeitmodell ist möglich)
• Vergütung entsprechend TV-L je nach Qualifikation und Erfahrung, eine zusätzlichen Jahressonderzahlung (Weihnachtsgeld), 30 Arbeitstage Urlaub pro Kalenderjahr, arbeitsfreie Tage am 24./31.12., Leistungsprämiensystem und eine attraktive betriebliche Altersvorsorge bei der Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL)
• Flexible Arbeitszeitmodelle: Gleitzeit, Mobile Arbeit, ein familienfreundliches Arbeitsumfeld, welches eine gesunde Work-Life Balance ermöglicht, Betriebliches Gesundheitsmanagement
• Talente zu fördern, ist uns ein Anliegen. Wir unterstützen bei verschiedenen Qualifizierungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten, Nutzung der Haufe Wissensdatenbanken und der Haufe-Lernplattform mit zahlreichen verschiedenen Online-Kursen

Bewerbungen

Bitte bewerben Sie sich online https://jobs.leibniz-fli.de/d7fo7 über unser Bewerbungsportal bis zum 22.03.2026.

Die Auswertung eingehender Bewerbungen erfolgt auf Grundlage der fachlichen Qualifikation. Talente werden unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter, sexueller Orientierung und Identität bei der Einstellung berücksichtigt.