Sekretariat der Geschäftsführung (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Wir suchen Verstärkung

für das Sekretariat der Geschäftsführung (m/w/d)!

Der Gemeinde- und Städtebund Thüringen vertritt als kommunaler Spitzenverband die Interessen der Gemeinden, Städte und Verwaltungsgemeinschaften im Freistaat Thüringen gegenüber dem Freistaat Thüringen sowie weiteren politischen Entscheidungsträgern auf Landes-, Bundes- und auch europäischer Ebene.

Zur Verstärkung unseres Teams in der Landesgeschäftsstelle suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Assistent/in der Geschäftsführung (m/w/d) für die Bereiche Sekretariat der Geschäftsführung und Gremienarbeit.

Das Aufgabengebiet umfasst im Wesentlichen:

• Sicherstellung eines reibungslosen Arbeitsalltags in der Geschäftsleitung und vertrauensvolle Kommunikation mit Gremien und Mitgliedern
• Entwicklung einer leistungsfähigen Büroorganisation
• Verantwortung für Terminplanung und -koordinierung, Wiedervorlagen
• Erledigung des digitalen und analogen Postein- und -ausgangs
• Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten, Erteilen von einfachen telefonischen Auskünften
• Korrespondenz und eigenverantwortliche Erstellung und Verwaltung von Dokumenten
• Koordinierung aller Gremientermine und fristgerechte Vor- und Nachbereitung mit Bereitstellung von Gremienunterlagen
• Erstellung von Tagesordnungen, Präsentationen und Protokollen, auch unter Nutzung moderner Kommunikationsmedien
• Organisatorische Planung von Tagungen und Veranstaltungen (Raumorganisation, Bewirtung, Empfang und Betreuung von Teilnehmern, Hotelbuchungen)
• Pflege und Archivierung von Daten und Dokumenten

 Ihre Kompetenzen:

• Rechtsanwaltsfachangestellte/r, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/r, abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, idealerweise mit Zusatzqualifikation z. B. geprüfter Sekretär (m/w/d) oder vergleichbar
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
• Sicher im Umgang mit MS-Office und gängigen Internetanwendungen
• Eigenständiges Denken sowie die Fähigkeit, komplexe Aufgaben zu durchdenken und innovative Lösungsansätze zu entwickeln
• Aufgeschlossenes und verbindliches Auftreten mit besonders guten Kommunikationsfähigkeiten
• Zuverlässigkeit, Flexibilität und Belastbarkeit sowie ein ausgeprägtes Organisationstalent gepaart mit Eigeninitiative und Loyalität
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

 Was wir bieten:

• einen attraktiven und sicheren Arbeitsplatz
• eine spannende und abwechslungsreiche Tätigkeit an der Schnittstelle zur Landes- und Kommunalpolitik sowie den Thüringer Gemeinden und Städten
• Teilnahme an persönlichen und fachlichen Fortbildungsmaßnahmen
• Gewährung von im öffentlichen Dienst üblichen Zusatzleistungen

 Die Stelle ist in Vollzeit und unbefristet zu besetzen. Die Vergütung erfolgt nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst für den Bereich Verwaltung (TVöD-V) entsprechend Entgeltgruppe E6.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann senden Sie uns Ihre schriftliche Bewerbung mit aussagefähigen Bewerbungsunterlagen (Abschluss- und Arbeitszeugnisse, Lebenslauf) bis zum 9. April 2026 als ein zusammenhängendes PDF-Dokument an: bewerbung@gstb-th.de  

oder auf dem Postweg an:

Gemeinde- und Städtebund Thüringen
Büroleitung
Richard-Breslau-Straße 14
99094 Erfurt

Wichtige Informationen zu Ihrer Bewerbung:

Zu spät eingehende oder unvollständige Bewerbungen werden nicht berücksichtigt.

Wir weisen vorsorglich darauf hin, dass die im Zusammenhang mit der Bewerbung entstehenden Aufwendungen nicht erstattet werden. Aus Kostengründen wird darum gebeten, die Bewerbungsunterlagen in Kopie einzureichen.

Die Bewerber/innen erklären sich mit der Einsichtnahme in die Bewerbungsunterlagen einverstanden und stimmen der vorübergehenden Speicherung und Verarbeitung ihrer Daten im Rahmen des Auswahlverfahrens zu.

In Bezug auf die Erhebung von personenbezogenen Daten im Rahmen von Bewerbungs-verfahren verweisen wir auf das Merkblatt gemäß Art. 13 DS-GVO, welches auf der Internetseite des Gemeinde- und Städtebundes Thüringen e. V. www.gstb-thueringen.de einsehbar ist.

Nach Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens werden die Bewerbungsunterlagen nicht berücksichtigter Bewerber/innen entsprechend § 27 Abs. 4 ThürDSG ordnungsgemäß vernichtet. Bei gewünschter Rücksendung der Unterlagen bitten wir um Beilage eines adressierten und frankierten Rückumschlages.

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Merkblatt zur Erhebung von personenbezogenen Daten im Rahmen von Bewerbungsverfahren

(Informationspflicht nach Art. 13 DS-GVO - Direkterhebung beim Betroffenen)

1. Namen und Kontaktdaten des Verantwortlichen

(Art. 13 Abs. 1 lit. a DS-GVO)

Verantwortlicher:

Gemeinde- und Städtebund Thüringen e.V.

Geschäftsführendes Vorstandsmitglied

Richard-Breslau-Straße 14

99094 Erfurt

Innerorganisatorisch für die Datenverarbeitung verantwortlich:

Referat: Büroleitung, Organisation, Informationssysteme,

Richard-Breslau-Straße 14, 99094 Erfurt

Kontakt:

Telefon 0361/ 220500

Fax 0361/ 2205050

E-Mail info@gstb-th.de

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

(Art. 13 Abs. 1 lit. b DS-GVO)

Postanschrift:

Gemeinde- und Städtebund Thüringen

Datenschutzbeauftragter

Kontakt: Richard-Breslau-Straße 14; 99094 Erfurt

Telefon: 0361/ 220 50 0

Fax: 0361/ 220 50 50

E-Mail: datenschutzbeauftragter@gstb-th.de

3. Zwecke der Datenverarbeitung

(Art. 13 Abs. 1 lit. c HS 1 DS-GVO)

Personalangelegenheiten - Bewerbungsverfahren

4. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

(Art. 13 Abs. 1 lit. c HS 2 DS-GVO)

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf der Grundlage von Art.6 Abs.1 lit. b, Art. 88 DS-GVO i.V.m. § 27 Thüringer Datenschutzgesetz (ThürDSG) . Des Weiteren finden Sie Regelungen zum gleichen Sachverhalt in den nachfolgenden Gesetzen/Verordnungen/Vereinbarungen etc.:

Ø TVÖD (VKA)
Ø Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG)

5. Empfänger oder Kategorien von Empfängern

(Art. 13 Abs. 1 lit. e DS-GVO)

Ihre personenbezogenen Daten erhalten folgende Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern:

innerhalb des Verantwortlichen:

• Mitarbeiter Referat Büroleitung, Organisation und Informationssysteme (nach Zuständigkeit)
• Vorstand des Gemeinde- und Städtebundes Thüringen
• Präsidium des Gemeinde- und Städtebundes Thüringen

Dritte (außerhalb des Verantwortlichen):

• Gerichte, Rechtsanwälte im Falle eines Klageverfahrens

6. Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation

(Art. 13 Abs. 1 lit. f DS-GVO)

Eine Übermittlung an Drittländer oder internationale Organisationen findet nicht statt.

7. Dauer der Speicherung bzw. Kriterien für die Festlegung der Dauer

(Art. 13 Abs. 2 lit. a DS-GVO)

Die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt für die Dauer von:

Ihre innerhalb des Bewerbungsverfahrens gewonnenen personenbezogenen Daten speichert der Gemeinde- und Städtebund Thüringen mindestens für sechs Monate. Im Falle einer nicht erfolgreichen Bewerbung oder bei Rücknahme dieser werden die von Ihnen im Rahmen der Bewerbung übermittelten Daten nach Ablauf von sechs Monaten nach Mitteilung der Absage vernichtet. Die Aufbewahrung im Rahmen dieser Fristen ist aufgrund der durchschnittlichen Verfahrensdauer sowie für den Fall etwaiger Klagen, bspw. bei der etwaigen Geltendmachung von Ansprüchen nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) aus Rechtsgründen erforderlich.

Bei Initiativbewerbungen: es erfolgt eine Löschung direkt nach schriftlicher Absage

8. Rechte der Betroffenen im Rahmen der Verarbeitung

(Art. 13 Abs. 2 lit. b DS-GVO)

Die nachfolgenden Rechte bestehen nur nach den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen und können auch durch spezielle Regelungen eingeschränkt oder ausgeschlossen sein.

Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so hat sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf die in Art. 15 DS-GVO im einzelnen aufgeführten Informationen.

Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen unverzüglich die Berichtigung, sie betreffende unrichtige personenbezogene Daten und ggf. die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 16 DS-GVO).

Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 DS-GVO im einzelnen aufgeführten Gründe zutrifft, z. B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden (Recht auf Löschung).

Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 DS-GVO aufgeführten Voraussetzungen gegeben ist, z. B. wenn die betroffene Person Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt hat, für die Dauer der Prüfung durch den Verantwortlichen.

Die betroffene Person hat das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung, sie betreffende personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen. Der Verantwortliche verarbeitet die personenbezogenen Daten dann grundsätzlich nicht mehr (Art. 21 DS-GVO).

9. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

(Art. 13 Abs. 2 lit. d DS-GVO)

Die betroffene Person hat das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln, (Art. 20 DS-GVO).

Im Rahmen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben Sie das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde nach Art. 77 Abs. 1 DS-GVO. Dies ist in Thüringen der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Häßlerstraße 8, 99096 Erfurt (www.tlfdi.de).

10. Gesetzliche oder vertragliche Pflicht zur Bereitstellung der Daten

(Art. 13 Abs. 2 lit. e DS-GVO)

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist

gesetzlich vorgeschrieben vertraglich vorgeschrieben für einen Vertragsabschluss erforderlich.

Sie sind verpflichtet Ihre personenbezogen Daten bereitzustellen: ja nein

Die Folgen Ihrer Nichtbereitstellung sind:

Eine Teilnahme am Bewerbungsverfahren ist nicht möglich.

12. Automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 Abs.1, 4 DS-GVO (Art. 13 Abs. 2 lit. f DS-GVO)

Ihre personenbezogenen Daten werden nicht für eine automatisierte Entscheidungsfindung genutzt.

13. Weiterverarbeitung für einen anderen Zweck

(Art. 13 Abs. 3 DS-GVO)

Sollte im Rahmen einer zukünftigen Verarbeitung eine Zweckänderung vorgenommen werden, werden Sie hierüber informiert, soweit hierzu eine gesetzliche Pflicht besteht.