People Operations Specialist (w/m/d) (HR Administration) Teilzeit (28–32 h) | Hybrid aus Erfurt

Stellenbeschreibung

Du liebst es, wenn am Ende alles stimmt: Dokumente vollständig, Fristen gehalten, Prozesse nachvollziehbar – und Menschen merken, dass sie sich auf dich verlassen können. Genau diese Mischung aus Sorgfalt, Service, Struktur und Menschlichkeit macht People & Culture für dich aus? Dann passt du zu uns. Wir sind ein zertifiziertes Unternehmen, und unsere Standards sind kein Selbstzweck: Sie sorgen dafür, dass sich Mitarbeitende sicher fühlen und Führungskräfte handlungsfähig bleiben. Jetzt suchen wir dich, um unseren administrativen Bereich zu stärken – mit einem klaren Kopf, einem offenen Ohr und dem Anspruch, dass Prozesse nicht nur funktionieren, sondern sich gut anfühlen.

Wir suchen dich ab dem 01.06.2026 oder Früher!

Bewirb dich direkt auf unserer Homepage: IBYKUS AG | People Operations Specialist (w/m/d) (HR Administration) Teilzeit (28–32 h) | Hybrid aus Erfurt

Aufgaben:

Im Alltag

• Du erstellst und pflegst Dokumente wie Verträge, Zeugnisse oder Bescheinigungen – korrekt, termintreu und mit Blick für die Menschen dahinter.
• Digitale und physische Personalakten hältst du so aktuell, dass man sofort erkennt: Hier arbeitet jemand mit System.
• On- und Offboardings begleitest du administrativ mit Checklisten, Fristen, Übergaben und allem, was neue Kolleg:innen willkommen heißt oder Austritte professionell und wertschätzend gestaltet.
• Fragen von Mitarbeitenden und Führungskräften klärst du lösungsorientiert und servicebewusst.
• Du hältst Zusagen, Fristen und To-dos im Blick, damit wir uns aufeinander verlassen können.

Regelmäßig / monatlich

• Payroll-Daten bereitest du sorgfältig vor, prüfst Abweichungen und stellst sicher, dass alles pünktlich weiterläuft.
• Du führst Übersichten und Wiedervorlagen, sodass Prozesse transparent und prüfsicher bleiben.

In Projekten

• Du bringst dich in Themen wie Standardisierung und Digitalisierung von Dokumentenprozessen ein, damit People & Culture schlank und effizient bleibt.
• Optimierungspotenziale erkennst du und setzt sie pragmatisch um – kleine Anpassungen, große Wirkung.

Anforderungen:

• Mind. 3 Jahre Erfahrung in Administration im People-&-Culture- / HR-Umfeld (generalistisch ist ok)
• Du arbeitest rechts- und prozesssicher, sorgfältig und strukturiert – und behältst auch bei Parallelaufgaben den Überblick
• Du bist zuverlässig, serviceorientiert und diskret im Umgang mit sensiblen Daten
• Du kommunizierst auf Deutsch klar und wertschätzend – Humor ist willkommen