Sekretär/in (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir Sie:

Sekretär/in (m/w/d) 

für das Sekretariat der Geschäftsstelle/ Geschäftsführung mit bis zu 35 Wochenstunden ab sofort an unserem Verwaltungsstandort in Bad Lobenstein.

Unser Sekretariat ist erste Anlaufstelle für viele Belange am Verwaltungsstandort der Diakoniestiftung Thüringen in Bad Lobenstein. In enger Abstimmung mit der Leitung der Sekretariate sind Termine zu koordinieren, Besprechungen vorzubereiten und Gäste im Haus zu empfangen. Daneben zählt die Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs zu einer wichtigen Sekretariatsaufgabe. Diese umfasst die Bearbeitung der allgemeine Geschäftspost, die Zuordnung und Weiterleitung von Briefen und Paketen an die Mitarbeitenden der Verwaltungsbereiche sowie die Rechnungsbearbeitung in einem Dokumentenmanagement-System. Weiterhin stellt unser Sekretariat die telefonische Erreichbarkeit unseres Diakonieverbundes sicher.

Welche Aufgaben erwarten Sie:

• allgemeine Büroarbeiten
• Verwaltung der Korrespondenz/ Postbearbeitung (Eingang/Ausgang/Umlauf)
• Terminorganisation
• gelegentlich Schreibtätigkeit für Geschäftsführung/Vorstand
• Telefondienst
• Empfang von Besuchern und Gästen, Besorgung von Blumen und Geschenken
• Sitzungen vor- und nachbereiten (z. B. Tagungsgetränke)
• Büromaterialien verwalten und organisieren
• Ablage/ Archivierung von Unterlagen inkl. Containerbestellung
• Scannen und Zuweisung sowie (Vor-)Kontieren von Rechnungen im Dokumentenmanagementsystem
• Anleitung von Praktikanten und Auszubildenden
• Sonderaufgaben der Geschäftsführung

Wir bieten Ihnen:

• eine anspruchsvolle und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem motivierten und engagierten Team
• kontinuierliche Tarifsteigerungen
• Kinderzuschlag i.H.v. 125 € (bei 39 h) je kindergeldberechtigtem Kind
• Jahressonderzahlung (volles 13. Monatsgehalt)
• Zuschuss zu Vermögenswirksamen Leistungen
• eine großzügige, weitgehend arbeitgeberfinanzierte Betriebliche Altersvorsorge (AG-Anteil 6,2 % des Bruttoentgeltes)
• individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten zur aktiven Zukunftsgestaltung
• Rabatte bei verschiedenen Firmen (corporate benefits)
• faire und pünktliche Vergütung nach den Arbeitsvertragsrichtlinien der Diakonie Mitteldeutschland, abhängig von ihrer Berufserfahrung
• 31 Tage Urlaub sowie freier Tag an Heiligabend und Silvester
• bezahlte Freistellung für besondere persönliche Anlässe
• flexible Arbeitszeiten in Form von Gleitzeit mit Kernarbeitszeit und Gleitzeitphase
• eine unbefristete Stelle mit Perspektiven bei einem diakonisch geprägten und sicheren Dienstgeber

 Was wünschen wir uns von Ihnen:

• eine abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement    oder gleichwertigen Abschluss
• sehr gute Kenntnisse im Umgang mit MS-Office, insbesondere Word und Excel
• Fachkompetenz, Kommunikations- und Teamfähigkeit
• selbständiges Arbeiten, sicheres und höfliches Auftreten
• Diskretion, Loyalität, Zuverlässigkeit und Sorgfalt
• Einsatzbereitschaft und Belastbarkeit
• überzeugendes persönliches Engagement, Bereitschaft zu flexibler Arbeitszeit
• Zugehörigkeit zu einer christlichen Kirche bzw. Bereitschaft, unser diakonisches Profil mit zu tragen
• Führerschein der Klasse B und Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen

Dienstsitz ist Bad Lobenstein.

Es erwartet Sie ein interessantes Aufgabengebiet, in das Sie Ihre Ideen einbringen und umsetzen können. Ihre vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen mit Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins senden Sie bitte ausschließlich per Mail (eine pdf-Datei) unter dem Betreff „Bewerbung Sekretariat Bad Lobenstein“ an: 
s.ludwig@diakonie-wl.de

Diakoniestiftung Thüringen gGmbH
Leitung Sekretariate
Frau Susann Ludwig
Bayerische Str. 13
07356 Bad Lobenstein