Teamassistenz

Stellenbeschreibung

Die Friedrich-Schiller-Universität Jena ist eine dynamische und innovationsstarke Universität zentral in Deutschland gelegen. Mit einem breiten Fächerspektrum gestaltet sie die Zukunft durch exzellente Forschung und Lehre. Ihre wissenschaftliche Exzellenz spiegelt sich in den Profillinien Light – Life – Liberty wider, die wegweisende Erkenntnisse und nachhaltige Lösungen für die Gesellschaft von morgen liefern. Eng vernetzt mit führenden Forschungseinrichtungen, innovativen Unternehmen und renommierten Kultureinrichtungen treibt sie interdisziplinäre Entwicklungen voran. Mit rund 17.000 Studierenden und rund 10.000 Beschäftigten prägt sie Jena als pulsierende, international vernetzte Wissenschafts- und Zukunftsstadt.  

An der Fakultät für Sozial- und Verhaltenswissenschaften, am Institut für Psychologie, ist zum 01.07.2025 eine Stelle als

Teamassistenz  

in Vollzeit (100% / 40 Wochenstunden) befristet zu besetzen. Die Stellenbesetzung kann auch auf zwei Teilzeit-Positionen zu 50% / 20 Wochenstunden aufgeteilt werden (Teamassistenz des Direktorats und Teamassistenz des Lehrstuhls für Entwicklungspsychologie). Sie ist als Mutterschutz- und Elternzeitvertretung befristet, voraussichtlich mindestens bis April 2028.  

Das Institut für Psychologie der Friedrich-Schiller-Universität Jena vereint vielfältige Forschungs- und Arbeitsbereiche in Lehre, Forschung und Verwaltung. Als Teamassistenz unterstützen Sie das Direktorat des Instituts (50% Position) sowie den Lehrstuhl für Entwicklungspsychologie (50% Position) und tragen maßgeblich zu einem reibungslosen Ablauf in organisatorischen und administrativen Prozessen bei. Eine Aufsplittung der Position in zwei Halbtagsstellen ist bei entsprechender Bewerberlage möglich.  

Ihre Aufgaben:

• Organisation und Koordination administrativer Abläufe im Direktorat des Instituts für Psychologie sowie im Sekretariat des Lehrstuhls für Entwicklungspsychologie (u.a. Korrespondenz, Terminkoordination, Büro- und Ablageorganisation)
• Unterstützung der Institutsleitung als zentrale Schnittstelle zwischen den Lehrstuhlsekretariaten sowie Mitwirkung an institutsweiten organisatorischen Prozessen
• Unterstützung in Personalangelegenheiten (z.B. Bearbeitung von Einstellungs- und Weiterbeschäftigungsanträgen, Pflege von Personalunterlagen, Verwaltung von Arbeitszeiten und Krankmeldungen)
• Finanz- und Sachmittelverwaltung (u.a. Rechnungsbearbeitung, Mittelüberwachung, Durchführung von Bestellungen sowie Liefer- und Rechnungskontrolle)
• Bedarfsermittlung und Beschaffung von Büro- und Verbrauchsmaterialien
• Ansprechperson für Studierende, Gäste und externe Ansprechpartner sowie allgemeine Auskunftserteilung und Organisation des Besucherverkehrs
• Organisation und Begleitung von Sitzungen, Tagungen und Veranstaltungen (inkl. Vorbereitung, Koordination, Einladungsmanagement und ggf. Protokollführung)
• Administrative Unterstützung in der Lehre (z.B. Raumplanung, Pflege von Lehrveranstaltungen im Campus-Management-System „Friedolin“)
• Pflege und Aktualisierung der Webseiten des Instituts und des Lehrstuhls sowie instituts- und lehrstuhlinternen Dokumentationen und Planungen
• Unterstützung bei allgemeinen organisatorischen und koordinierenden Aufgaben im Tagesgeschäft beider Bereiche 

Ihr Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Berufsausbildung (z. B. Büromanagement, Verwaltung) oder vergleichbare Kenntnisse
• Erfahrung in Büroorganisation, idealerweise im Hochschul- oder Forschungsbereich
• Sicherer Umgang mit MS Office; Grundkenntnisse in hochschulbezogenen Verwaltungssystemen wünschenswert
• Grundkenntnisse im Haushalts- und Rechnungswesen; idealerweise mit Abläufen in Drittmittel- und Reisekostenverwaltung vertraut
• Organisationsgeschick, Zuverlässigkeit und eine strukturierte Arbeitsweise
• Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und serviceorientiertes Auftreten
• gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift  

Sie zögern, da Sie ein(ig)e unserer Anforderungen nicht erfüllen?  Bewerben Sie sich trotzdem und geben Sie uns die Chance für ein Kennenlernen.  

Unser Angebot:

• Vergütung nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) entsprechend den persönlichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe 6 inklusive einer tariflichen Jahressonderzahlung.
• 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr zuzüglich zwei arbeitsfreier Tage am 24. und 31.12.
• Betriebliche Nebenleistungen wie z. B. Vermögenswirksame Leistungen (VL) und betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• Flexible Arbeitszeiten (nach Rücksprache/Gleitzeit und ggf. Telearbeit)
• Ein umfassendes Fort- und Weiterbildungsprogramm

Ihre Einstellung erfolgt befristet während Mutterschutz und Elternzeit.

Es handelt sich um eine Vollzeitstelle (100 % / 40 Wochenstunden).

Die Stelle ist grundsätzlich teilzeitgeeignet. Inwieweit einem Teilzeitwunsch, insbesondere hinsichtlich Lage und Umfang der Arbeitszeit, entsprochen werden kann, wird unter Berücksichtigung der dienstlichen Bedürfnisse geprüft.

Bewerbungen für eine Teilzeitbeschäftigung im Umfang von 50 % (20 Wochenstunden) für einen der beiden Aufgabenbereiche sind ebenfalls möglich.

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.  

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich bis zum 03.06.2026 über unser Onlineformular.                                                            

Online Bewerbung

  
Bitte beachten Sie unsere Bewerberhinweise und Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten unter: Datenschutz und Hinweise für Bewerber:innen