Kaufmännischer Mitarbeiter Drittmittel (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Hinter erfolgreichen Forschungs- und Förderprojekten stehen nicht nur gute Ideen, sondern auch Menschen, die Zahlen, Prozesse und Anforderungen zuverlässig zusammenbringen. Genau hier kommen Sie ins Spiel.

Am Universitätsklinikum Jena übernehmen Sie gemeinsam mit einem engagierten Team eine zentrale Rolle in der kaufmännischen Betreuung nationaler und internationaler Drittmittelprojekte. Mit Ihrer strukturierten Arbeitsweise, Ihrem wirtschaftlichen Verständnis und Ihrem Blick fürs Detail schaffen Sie die Grundlage dafür, dass Forschung, Innovation und medizinischer Fortschritt erfolgreich umgesetzt werden können.

Dabei erwartet Sie weit mehr als klassische Sachbearbeitung: Sie begleiten Förderprojekte über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg – von der Budgetplanung und Mittelbewirtschaftung über Mittelanforderungen und Verwendungsnachweise bis hin zum erfolgreichen Projektabschluss. Gleichzeitig arbeiten Sie eng mit Projektleitungen, Fördermittelgebern sowie zahlreichen internen Fachbereichen wie Personalmanagement, Beschaffung, Rechtsabteilung, Innenrevision und IT zusammen.

Freuen Sie sich auf eine vielseitige Aufgabe mit hoher Eigenverantwortung, ein anspruchsvolles kaufmännisches Umfeld sowie ein Team mit enger, bereichsübergreifender Zusammenarbeit, das komplexe Förderprojekte mit großer Sorgfalt, Verlässlichkeit und echter Freude an gemeinsamer Lösungsgestaltung begleitet. Wenn das nach Ihrer nächsten Aufgabe klingt, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Das sind Ihre Aufgaben:

• administrative Betreuung und Bewirtschaftung von Förderprojekten nationaler und internationaler Fördermittelgeber 
• Überwachung der Budgets und Verwendungen sowie deren bedarfsgerechte Anforderung 
• Kontrolle und Buchung der Geldeingänge, Sach- und Personalkosten Verantwortung für die Erstellung der Finanznachweise (Zwischen- und Schlussverwendungsnachweise) 
• direkter Ansprechpartner für die Projektleiter und Sparringspartner:in interner Fachbereiche 
• Abstimmung mit den Fördermittelgebern 
• Bearbeitung von Änderungen im Projekt 
• Erstellung regelmäßiger Reportings an verschiedene Berichtsempfänger

Darauf kommt es uns an:

• abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen oder betriebswirtschaftlichen Beruf 
• Berufsanfänger und Quereinsteiger sind herzlich willkommen 
• Berufserfahrung im Bereich Betriebswirtschaft, Controlling, Rechnungswesen ist erwünscht 
• wünschenswert sind Erfahrungen in der Projektbewirtschaftung sowie 
• Kenntnisse auf dem Gebiet der öffentlichen Förderungen 
• sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office Anwendungen 
• gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift 
• Gewissenhaftigkeit und Genauigkeit in der Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen 
• Freude an organisatorischen Aufgaben

Wir bieten noch mehr:

• Teamvielfalt mit gemeinsamer Haltung: Zusammenarbeit mit unterschiedlichsten Berufsgruppen und Charakteren – vereint durch Verantwortungsbewusstsein, Pragmatismus und ein großes Herz für den öffentlichen Auftrag des UKJ.
• Begegnung & Austausch im Alltag: Mehrere Cafeterien als soziale Treffpunkte für kurze Pausen, Austausch über Berufsgrenzen hinweg und kleine Auszeiten im Arbeitsalltag.
• Stabilität mit Sinn: Öffentlicher Arbeitgeber mit langfristiger Perspektive, klaren Strukturen und dem guten Gefühl, Teil von etwas gesellschaftlich Relevantem zu sein.
• Gesundheit & Wohlbefinden: Betriebliches Gesundheitsmanagement, Präventions- und Sportangebote sowie regelmäßige Team Events
• Die Eingruppierung erfolgt nach TV-L in der Entgeltgruppe E8 bei Erfüllung der persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen.

Kennziffer: 177/2026

* Befristet für einen Zeitraum von 2 Jahren, eine Entfristung wird angestrebt.

Unabhängig von Herkunft, Alter, Geschlecht oder Behinderung – bei uns am Universitätsklinikum Jena sind Sie willkommen.