Teamassistenz (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Zur Verstärkung unseres Teams an den Standorten Hannover und Weimar suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Person mit Kommunikations- und Organisationsstärke.

Dafür suchen wir Sie:

Sie sind die erste Anlaufstelle für Kolleg:innen und Kund:innen bei Fragen und Problemen – egal ob bei der Organisation einer Veranstaltung oder Dienstreise, der Zusammenstellung und Qualitätssicherung von Wettbewerbsunterlagen oder der Verhandlung mit einem Lieferanten.

• Büroorganisation am Standort, bspw. Koordination von Handwerksfirmen, Empfang von Gästen, sowie Verwaltung der Büromaterialien
• persönliche und digitale Kommunikation intern und extern (MS Teams, Telefon, Mail, Post etc.)
• allgemeine administrative Aufgaben, z. B. Terminkoordination, Qualitätssicherung ausgehender Dokumente sowie Verwaltung der Handkasse und Bearbeitung der Belege
• Verwaltung laufender Verträge, Mitgliedschaften und Zertifikate
• Unterstützung bei der Weiterentwicklung interner Abläufe und Dokumentation im QM-System
• administrative Abwicklung unserer Ausschreibungsteilnahmen, insbesondere Recherche auf den Vergabeplattformen sowie Unterstützung der Kolleg:innen bei der Erstellung der Bewerbungsunterlagen und Angebote

Darauf freuen wir uns:

• Kommunikationsstärke, Organisationsgeschick und Teamfähigkeit
• Selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• schnelle Auffassungsgabe und kreative Mitgestaltung
• abgeschlossene Ausbildung oder Studium, z. B. im Bürokauffrau/-mann oder eine vergleichbare Qualifikation
• sicherer Umgang mit MS Office und Affinität zu digitalen Werkzeugen und Arbeitsweisen
• sehr gute Deutschkenntnisse, Englischkenntnisse von Vorteil
• Berufserfahrungen im Büromanagement o. ä. sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung

Das versprechen wir:

• abwechslungsreiche Aufgaben in einem interdisziplinären Arbeitsumfeld
• engagierte und kompetente Kolleg:innen in einem inklusiven und wertschätzenden Team
• die Möglichkeit, sich aktiv einzubringen und weiterzuentwickeln
• langfristige Perspektiven mit gezielter Förderung unserer Mitarbeitenden
• flexible Arbeitszeiten und attraktive Zusatzleistungen wie betriebliche Altersvorsorge und moderne Arbeitsmittel

Schicken Sie uns Ihre Bewerbung bitte mit Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnissen (alle im PDF Format).