Sachbearbeiter*in Studierendenservice (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Die Hochschule für Musik FRANZ LISZT Weimar ist eine traditionsreiche universitäre Ausbildungsstätte für junge Musiker*innen, Wissenschaftler*innen und Musikvermittler*innen aus der ganzen Welt. Mit ihrer Einbindung in das musikalische Erbe der Klassikerstadt, ihren engen Beziehungen zu den Kulturschaffenden Thüringens sowie kurzen Wegen bietet sie attraktive Studienbedingungen für die rd. 900 Studierenden sowie ein interessantes Arbeitsumfeld für die rd. 200 Beschäftigten und Bediensteten sowie ca. 190 Lehrbeauftragten.

Zur Verstärkung des Studierendenservices ist in unserer Abteilung für Akademische und Studentische Angelegenheiten zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als

Sachbearbeiter*in Studierendenservice (m/w/d)

Kennziffer 1/2026

unbefristet in Vollzeit (40 Wochenstunden) zu besetzen. Die Vergütung erfolgt bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen nach Entgeltgruppe E 8 TV-L.

Die Abteilung für Akademische und Studentische Angelegenheiten verantwortet das Student Life Cycle Management von der Bewerbung und Immatrikulation über die Studienorganisation, Prüfungs- und Anerkennungsangelegenheiten bis hin zum Studienabschluss. Sie berät und unterstützt Studierende sowie Lehrende in allen Fragen rund um Studium und Lehre und stellt einen reibungslosen administrativen Ablauf sicher. Als Sachbearbeiter*in in der Studierendenverwaltung der Hochschule sind Sie dafür zuständig, die für die Studierendenadministration einschlägigen Rechtsgrundlagen mit Hilfe des Campusmanagementsystems HISinOne und weiterer Software selbstständig anzuwenden. Die kompetente Beratung der Studierenden und der Lehrenden spielt dabei eine genauso wichtige Rolle wie die Kommunikation mit weiteren zentralen und dezentralen Verwaltungseinheiten der Hochschule sowie mit Institutionen außerhalb der Hochschule.

Zu Ihren Aufgaben gehören:

• Initiierung und Durchführung der Rückmeldephase der Studierenden
• Bearbeitung von Anträgen auf Beurlaubung, Teilzeitstudium, Zweit- und Gasthörerschaft sowie Bearbeitung von Exmatrikulationen (Prüfung der jeweiligen Voraussetzungen, Erstellung entsprechender Bescheide, Beantwortung der Anfragen von Studierenden und Lehrenden in diesen Belangen)
• Monitoring und Bearbeitung von Studierendendaten im Campusmanagementsystem auch mit Blick auf die amtliche Studierendenstatistik
• Überprüfung der Nachweise über den Krankenversicherungsstatus für Studierende (elektronisches Studierenden-Meldeverfahren (SMV))
• Gebühren- und Beitragsangelegenheiten, insbesondere Bearbeitung der Semesterbeitragszahlungen und Langzeitstudiengebühren
• Mitarbeit bei der zweimal jährlich stattfindenden Bewerbungsphase für einen Studienplatz (insbes. Beantwortung von allgemeinen organisatorischen Fragen von Interessierten im Vorfeld der Bewerbung, Prüfung der Vollständigkeit der Bewerberdaten im Portal)

Sie überzeugen uns mit:

• einer abgeschlossen Verwaltungsausbildung oder kaufmännischen Ausbildung bzw. gleichwertigen Fähigkeiten und Erfahrungen aufgrund einer einschlägigen langjährigen Berufstätigkeit
• guter Ausdrucksfähigkeit in deutscher und englischer Sprache in Wort und Schrift
• einem routinierten Umgang mit webbasierter Datenadministration sowie gängigen
• MS-Office-Anwendungen
• Kontaktfreudigkeit sowie hoher interkultureller Kompetenz und Empathie
• organisatorischem Geschick und ausgeprägter Serviceorientierung
• Offenheit für organisatorische Veränderungen und Prozessoptimierung

Vorteilhaft sind:

• Kenntnisse der einschlägigen Rechts- und Verwaltungsvorschriften (insbesondere Thüringer Hochschulgesetz, Thüringer Hochschulgebühren- und -entgeltgesetz, Verwaltungsverfahrensgesetz)
• praktische Erfahrungen in der Hochschulverwaltung und/oder der öffentlichen Verwaltung
• Beratungskompetenz und Freude am Umgang mit einer international geprägten Hochschulgemeinschaft

Wir bieten Ihnen:

• eine Vergütung nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) nach Entgeltgruppe 8, inkl. betrieblicher Altersvorsorge und Jahressonderzahlung
• 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr, zuzüglich zweier arbeitsfreier Tage am 24. und 31.12. sowie Betriebsruhe über den Jahreswechsel
• einen modern ausgestatteten Arbeitsplatz in attraktiven Büroräumen im Stadtzentrum
• die Möglichkeit der flexiblen Arbeitszeitgestaltung sowie der mobilen Arbeit
• individuelle Fortbildungsmöglichkeiten
• ein vielfältiges Hochschulsportangebot

Bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung werden Bewerbungen schwerbehinderter Menschen und ihnen Gleichgestellte entsprechend den gesetzlichen Bestimmungen besonders berücksichtigt.

Die persönlichen Vorstellungen werden voraussichtlich im August 2026 stattfinden.

Für weitere Informationen steht Ihnen die Abteilungsleitung, Dr. Helen Fronius (helen.fronius@hfm-weimar.de, 03643 555 156) zur Verfügung.

Ihre Bewerbung mit den üblichen aussagekräftigen Unterlagen senden Sie bitte bis zum 05.07.2026 ausschließlich über das Bewerbungsportal der Hochschule für Musik FRANZ LISZT Weimar.

Hinweise zum Datenschutz gemäß Art. 13 DSGVO können Sie in unserer Datenschutzerklärung für Bewerber*innen unter www.hfm-weimar.de/mitarbeiten/stellen-und-ausschreibungen einsehen.