Teamassistenz /Assistenz der Geschäftsführung

Stellenbeschreibung

Die Friedrich-Schiller-Universität Jena ist eine dynamische und innovationsstarke Universität zentral in Deutschland gelegen. Mit einem breiten Fächerspektrum gestaltet sie die Zukunft durch exzellente Forschung und Lehre. Ihre wissenschaftliche Exzellenz spiegelt sich in den Profillinien Light – Life – Liberty wider, die wegweisenden Erkenntnisse und nachhaltige Lösungen für die Gesellschaft von morgen liefern. Eng vernetzt mit führenden Forschungseinrichtungen, innovativen Unternehmen und renommierten Kultureinrichtungen treibt sie interdisziplinäre Entwicklungen voran. Mit rund 17.000 Studierenden und rund 10.000 Beschäftigten prägt sie Jena als pulsierende, international vernetzte Wissenschafts- und Zukunftsstadt.  

Im Zentrum für Lehrerbildung und Bildungsforschung (ZLB) ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als    

Teamassistenz /Assistenz der Geschäftsführung  

in Vollzeit (mit 40 Wochenstunden) unbefristet zu besetzen.  

Das ZLB stellt eine Querstruktur in der Universität Jena dar, in der die überfachlichen Belange der etwa 3.000 Lehramtsstudierenden koordiniert werden. Besonderes Augenmerk legt das ZLB auf die Verbindungspunkte von Studium und Lehramtsprofession, indem es die Praxisphasen im Studium organisiert und auch die außeruniversitären Institutionen der Lehrerbildung im Blick behält. Ein kreatives Team – zu dem wir Sie gern zählen würden – ist bemüht, die vielfältigen Vernetzungsaufgaben zu gestalten: persönlich, digital, international.  

Ihre Aufgaben:

• Professionelle Unterstützung der Geschäftsleitung im operativen Tagesgeschäft sowie bei der Projektarbeit
• Finanz- und Sachmittelverwaltung sowie Verwaltung von Drittmittelprojekten
• Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Gremiensitzungen, Meetings und Veranstaltungen
• Erstellung von aussagekräftigen Präsentationen, Berichten, Tagesordnungen, Protokollen und Entscheidungsvorlagen in deutscher Sprache
• Organisatorische und administrative Betreuung aller Seminarangebote zum Praxissemester
• Externe Korrespondenz sowie die Erstellung von Briefing-Unterlagen
• Übernahme von eigenen Projekten im Rahmen der Assistenz
• Terminkoordination, Kalenderpflege sowie umfassendes Dokumenten- und Reisemanagement
• Aktive Mitgestaltung und Weiterentwicklung von Office-, Kommunikations- und Ablauforganisation
• Betreuung der Webseite des ZLB und Sicherstellung eines professionellen Auftritts nach innen und außen

Ihr Profil:

• Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen oder verwaltungsnahen Bereich oder vergleichbare Qualifikation
• Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Moodle, Friedolin)
• Sehr gute Deutschkenntnisse (mind. C1)
• Strukturierte, zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise sowie Organisationsgeschick
• Kenntnisse administrativer Abläufe im öffentlichen Dienst
• Erfahrungen im universitären Umfeld, Erfahrungen in der Lehrerbildung wünschenswert
• Kenntnisse im Umgang mit Datenbanksystemen
• Kenntnisse im Umgang mit Beschaffungs- und Mittelverwaltungssystemen (SAP)
• Kenntnisse in der Pflege von Webseiten (TYPO3)

Unser Angebot:

• Vergütung nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) entsprechend den persönlichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe 6 inklusive einer tariflichen Jahressonderzahlung
• Flexible Arbeitszeiten (nach Rücksprache/Gleitzeit und ggf. Telearbeit)
• Universitäre Gesundheitsförderung und ein breites Hochschulsportangebot
• Betriebliche Nebenleistungen wie z. B. Vermögenswirksame Leistungen (VL) und betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr zuzüglich zwei arbeitsfreier Tage am 24. und 31.12.

Ihre Einstellung erfolgt unbefristet.

Die Tätigkeit ist grundsätzlich auch für eine Beschäftigung in Teilzeit geeignet. Inwieweit einem Teilzeitwunsch, insbesondere hinsichtlich Lage und Umfang der Teilzeit, stattgegeben werden kann, wird anhand der dienstlichen Bedürfnisse geprüft.

Es handelt sich um eine Vollzeitstelle (40 Wochenstunden).

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.  

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich bis zum 28.07.2026 über unser Onlineformular.                                                            

Online Bewerbung

Bitte beachten Sie unsere Bewerberhinweise und Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten unter: Datenschutz und Hinweise für Bewerber:innen