Projektassistenz Bauwesen (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Organisationstalent gesucht: Werde Teil unseres Planungs-Teams!

Bei der ZEH Ziegelmontagebau GmbH in Hermsdorf (Thüringen) bauen wir nicht nur Häuser – wir gestalten Lebensräume. Mit über 70 Projekten pro Jahr in Thüringen, Sachsen, Sachsen-Anhalt, Südbrandenburg und Berlin verbinden wir Tradition mit moderner Ziegelelement-Bauweise. Unser 60-köpfiges Team sucht dich als organisatorische Unterstützung für unsere Planungsabteilung.

Als Assistenz (m/w/d) für Architekten, Bauingenieure und Bauzeichner bist du das Bindeglied zwischen Bauherren, Behörden und unserem Team. Du übernimmst administrative und koordinative Aufgaben, entlastest unsere Fachkräfte und trägst so maßgeblich zum Erfolg unserer Bauvorhaben bei.

Wir bieten:

• Zuschuss zum E-Bike-Leasing oder zur Gesundheitsförderung
• Zuschuss zur Kinderbetreuung
• Zuschuss zur VWL
• Urlaubs- und Weihnachtsgeld, Gesundheitsprämie
• Bezahlte Freistellung an Heiligabend und Silvester
• Gleitzeit – wir helfen dir bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• Kostenlos frisches Obst und Getränke
• Kostenlose Parkplätze
• Regelmäßige Teamevents
• Kurze Entscheidungswege und weitere Vorteile eines familiär geführten Unternehmens für eine offene und dynamische Zusammenarbeit

Deine Aufgaben:

• Direkter Austausch mit Bauherren während der Planungsphase (E-Mails, Telefonate) sowie interne Abstimmung mit Architekten, Ingenieuren und unserem Vertrieb
• Koordination von Besprechungen, Behördenterminen und Fristen – inkl. Erinnerung und Nachverfolgung
• Abfrage von Fristen, Dokumenten und Genehmigungen bei Ämtern; Sicherstellung der fristgerechten Bereitstellung für das Team
• Protokollführung bei Planungsbesprechungen, Festhalten von Beschlüssen und Verantwortlichkeiten
• Pflege von Projektakten (digital/analog)
• Vorbereitung und Nachverfolgung von Bauanträgen, Baugenehmigungen und anderen behördlichen Unterlagen
• Abstimmung mit Lieferanten für Planungsunterlagen (z. B. Gutachten, Statiken)

Dein Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Kauffrau/-mann für Büromanagement), oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung in kaufmännischen Assistenz-, Sekretariats- und Projektunterstützungsfunktionen, überwiegend im Bau- und Ingenieurumfeld wünschenswert
• Organisationsstärke und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren und den Überblick zu behalten.
• Sicherer Umgang mit MS Office, idealerweise Erfahrung mit Projektmanagement-Software.
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und ein freundliches, serviceorientiertes Auftreten.
• Eigenverantwortliche, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise.