Chefsekretär / Koordinator (m/w/d) - UniversitätsTumorCentrum (UTC)

Stellenbeschreibung

Manche Menschen behalten auch dann den Überblick, wenn zehn Themen gleichzeitig auf ihrem Schreibtisch landen. Sie erkennen Zusammenhänge, setzen Prioritäten und sorgen ganz selbstverständlich dafür, dass aus vielen einzelnen Aufgaben verlässliche Abläufe werden. Genau diese Stärke macht den Unterschied – besonders dort, wo Medizin, Forschung und interdisziplinäre Zusammenarbeit täglich Hand in Hand gehen.

Im UniversitätsTumorCentrum (UTC) des Universitätsklinikums Jena unterstützen Sie die Geschäftsführung in einer verantwortungsvollen Koordinationsfunktion und halten im Hintergrund viele Fäden zusammen. Sie begleiten administrative Prozesse ebenso souverän wie Gremien, Projekte und die Zusammenarbeit mit zahlreichen internen und externen Schnittstellen – vorausschauend, strukturiert und mit einem sicheren Gespür für Prioritäten.

Das Besondere an dieser Position: Ihre Arbeit schafft den organisatorischen Rahmen, auf den sich viele andere verlassen. Mit Ihrer Koordinationsstärke und Ihrem Blick fürs Wesentliche tragen Sie dazu bei, dass Menschen aus unterschiedlichen Fachbereichen erfolgreich zusammenarbeiten können – für eine starke interdisziplinäre Krebsmedizin am Universitätsklinikum Jena.

Ein Team mit unterschiedlichen Stärken, Erfahrungen und Persönlichkeiten arbeitet im UniversitätsTumorCentrum (UTC) eng zusammen. Was uns verbindet, ist die Freude daran, gemeinsam Dinge möglich zu machen - und sich im Alltag aufeinander verlassen zu können. Vielleicht bringen genau Sie schon bald Ihre ganz eigene Stärke in unser Team ein.

Das sind Ihre Aufgaben:

• Leitung und Organisation des Chefsekretariats UTC einschließlich klassischer Assistenztätigkeiten für die Geschäftsführung 
• Weiterentwicklung und Optimierung von Verwaltungs- und Arbeitsprozessen, insbesondere Unterstützung im Bereich Personalmanagement 
• Professionelle interne und externe Kommunikation mit Zuweisenden, Kooperationspartner:innen, wissenschaftlichen Einrichtungen, Behörden sowie universitären Schnittstellen 
• Erstellung, inhaltliche Vorbereitung und redaktionelle Überarbeitung von Schriftverkehr, Berichten und E-Mails für die Geschäftsführung 
• Organisation und Unterstützung bei der inhaltlichen Vor- und Nachbereitung von Gremien-, Leitungs- und Projektsitzungen 
• Postbearbeitung, Akten- und Dokumentenmanagement einschließlich Ablage- und Wiedervorlagesystem 
• Unterstützung im Projektmanagement des UTC 
• Vertretung der UTC-Sekretärinnen im Urlaubs- oder Krankheitsfall

Darauf kommt es uns an:

• Abschluss als Bürokauffrau oder Bürokaufmann bzw. zertifizierte:r Projektmanager:in 
• Mehrjährige Erfahrung in der eigenverantwortlichen und selbständigen Sekretariatsführung 
• Professionelles Auftreten; selbständige, strukturierte und zielorientierte Arbeitsweise 
• Sehr gute Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens Sprachniveau Level C1)
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) 
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und hohe soziale Kompetenz 
• Hohes Maß an Belastbarkeit sowie professionelles Stress- und Prioritätenmanagement

Wir bieten noch mehr:

• Teamvielfalt mit gemeinsamer Haltung: Zusammenarbeit mit unterschiedlichsten Berufsgruppen und Charakteren – vereint durch Verantwortungsbewusstsein, Pragmatismus und ein großes Herz für den öffentlichen Auftrag des UKJ.
• Begegnung & Austausch im Alltag: Mehrere Cafeterien als soziale Treffpunkte für kurze Pausen, Austausch über Berufsgrenzen hinweg und kleine Auszeiten im Arbeitsalltag.
• Stabilität mit Sinn: Öffentlicher Arbeitgeber mit langfristiger Perspektive, klaren Strukturen und dem guten Gefühl, Teil von etwas gesellschaftlich Relevantem zu sein.
• Gesundheit & Wohlbefinden: Betriebliches Gesundheitsmanagement, Präventions- und Sportangebote sowie regelmäßige Team Events
• Die Eingruppierung erfolgt nach TV-L in der Entgeltgruppe E8, bei Erfüllung der persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen.

Kennziffer: 202/2026

* Befristet für einen Zeitraum von 2 Jahren mit Option auf Verlängerung - eine Entfristung wird angestrebt.

Unabhängig von Herkunft, Alter, Geschlecht oder Behinderung – bei uns am Universitätsklinikum Jena sind Sie willkommen.