Team- und Projektassistenz

Stellenbeschreibung

Die Friedrich-Schiller-Universität Jena ist eine dynamische und innovationsstarke Universität zentral in Deutschland gelegen. Mit einem breiten Fächerspektrum gestaltet sie die Zukunft durch exzellente Forschung und Lehre. Ihre wissenschaftliche Exzellenz spiegelt sich in den Profillinien Light – Life – Liberty wider, die wegweisende Erkenntnisse und nachhaltige Lösungen für die Gesellschaft von morgen liefern. Eng vernetzt mit führenden Forschungseinrichtungen, innovativen Unternehmen und renommierten Kultureinrichtungen treibt sie interdisziplinäre Entwicklungen voran. Mit rund 17.000 Studierenden und rund 10.000 Beschäftigten prägt sie Jena als pulsierende, international vernetzte Wissenschafts- und Zukunftsstadt.  

Im Exzellenzcluster Balance of the Microverse ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als  

Team- und Projektassistenz  

in Teilzeit (50% / 20 Wochenstunden) und befristet im Rahmen einer Mutterschutz- und Elternzeitvertretung, voraussichtlich bis zum 31.08.2027, zu besetzen.  

Der Schwerpunkt Ihrer Tätigkeit liegt in der operativen Budgetverwaltung, wo Sie die Rechnungen, Mittelabrufe und DFG-Verwendungsnachweise zuverlässig abwickeln, und damit eine transparente Mittelverwendung sichern. Weiterhin unterstützen Sie die Organisation von Veranstaltungen und die operativen Abläufe in der Cluster-Geschäftsstelle.    

Ihre Aufgaben:

• Verwaltung der Finanzmittel im Exzellenzcluster Balance of the Microverse
• Bearbeitung von Rechnungen inkl. Prüfung auf sachliche und rechnerische Richtigkeit
• Kommunikation und Schnittstellenmanagement für interne und externe Partner (Verwaltung, Fakultäten und Förderinstitutionen)
• Organisatorische Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Veranstaltungen, insbesondere Buchung von Unterkünften für Gäste, Reisekostenabrechnungen sowie Koordination von Catering und weiteren logistischen Abläufen
• Organisation von Mitgliederdaten und E-Mail-Verteilern
• Terminplanung und -koordination 

Ihr Profil:

• Sie verfügen über eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich, kaufmännischen Bereich oder vergleichbarem Bereich oder über gleichwertige Fähigkeiten durch mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbaren Positionen
• Sie bringen sehr gute Kenntnisse in den gängigen MS-Office-Anwendungen mit, insbesondere fortgeschrittene Excel-Kenntnisse
• Erfahrung in der Anwendung von SAP sind vorteilhaft
• Sie verfügen über eine selbstständige und serviceorientierte Arbeitsweise
• Eine hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit werden erwartet
• Sie sprechen und schreiben stilsicher sowohl in deutscher als auch in englischer Sprache  

Sie zögern, da Sie ein(ig)e unserer Anforderungen nicht erfüllen?  Bewerben Sie sich trotzdem und geben Sie uns die Chance für ein Kennenlernen.     

Unser Angebot:

• Vergütung nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) entsprechend den persönlichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe 6 inklusive einer tariflichen Jahressonderzahlung 
• Mitarbeit in einem engagierten Team sowie abwechslungsreiche Tätigkeitsfelder mit Gestaltungsspielraum 
• Ein umfassendes Fort- und Weiterbildungsprogramm 
• Ein familienfreundliches Arbeitsumfeld mit vielfältigen Angeboten für Familien: Hochschul-Familienbüro (JUniFamilie) und flexible Kinderbetreuung (JUniKinder) 
• Universitäre Gesundheitsförderung und ein breites Hochschulsportangebot 
• 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr zuzüglich zwei arbeitsfreier Tage am 24. und 31.12.

Die Einstellung erfolgt in Teilzeit (50%, 20 Wochenstunden) und befristet im Rahmen einer Mutterschutz- und Elternzeitvertretung.

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich bis zum 14.08.2026 über unser Onlineformular.                                                            

Online Bewerbung

 

 
Bitte beachten Sie unsere Bewerberhinweise und Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten unter: Datenschutz und Hinweise für Bewerber:innen