Verwaltungsmitarbeiter:in in der Anlaufstelle für internationale Studierende im Forschungspraktikum

Stellenbeschreibung

Die Friedrich-Schiller-Universität Jena ist eine dynamische und innovationsstarke Universität zentral in Deutschland gelegen. Mit einem breiten Fächerspektrum gestaltet sie die Zukunft durch exzellente Forschung und Lehre. Ihre wissenschaftliche Exzellenz spiegelt sich in den Profillinien Light – Life – Liberty wider, die wegweisende Erkenntnisse und nachhaltige Lösungen für die Gesellschaft von morgen liefern. Eng vernetzt mit führenden Forschungseinrichtungen, innovativen Unternehmen und renommierten Kultureinrichtungen treibt sie interdisziplinäre Entwicklungen voran. Mit rund 17.000 Studierenden und rund 10.000 Beschäftigten prägt sie Jena als pulsierende, international vernetzte Wissenschafts- und Zukunftsstadt.  

Im Internationalen Büro ist zum 23.10.2026 eine Stelle als

Verwaltungsmitarbeiter:in

in der Anlaufstelle für internationale Studierende im Forschungspraktikum  

in Teilzeit (50%, 20 Wochenstunden) zunächst zweckbefristet bis 30.11.2027 als Mutterschutz- und Elternzeitvertretung zu besetzen.  

Das Internationale Büro ist eine zentrale Serviceeinheit, die sich mit allen Fragen der Internationalisierung befasst und eine verbindende Funktion zwischen Hochschulleitung, Fachbereichen und anderen Abteilungen einnimmt.  Als Mitarbeiter/in im Internationalen Büro unterstützen Sie den Arbeitsbereich Internationale Studierende bei Betreuung und Verwaltung internationaler Forschungspraktikant:innen.

 Ihre Aufgaben:

• Sie koordinieren zentral die Anfragen zu Forschungspraktika und fungieren als Beratungsstelle für internationale Bewerber:innen und Partnerhochschulen sowie Fachbereiche der Universität Jena.
• Außerdem erfassen und veröffentlichen Sie die verfügbaren Praktikumsplätze bzw. vermitteln Praktikant:innen in Fachbereiche.
• Sie sind für die Bereitstellung und regelmäßige Aktualisierung von wichtigen Informationen für Praktikant:innen auf der Praktikumswebseite der Universität und in Druckerzeugnissen zuständig, verwalten die Bewerbungen/Nominierungen und erstellen alle relevanten Unterlagen (z.B. Zulassung, Traineeship Agreement, Praktikumsbericht, Praktikumsbescheinigung).
• Zudem sind Sie mit dem Qualitätsmanagement und Monitoring sowie der jährlichen Evaluierung des Serviceangebots und der durchgeführten Praktika betraut. 

Ihr Profil:

• Sie haben ein einschlägiges Hochschulstudium, vorzugsweise Verwaltungswissenschaften oder öffentliche Verwaltung, erfolgreich abgeschlossen oder Sie verfügen über eine einschlägige abgeschlossene Verwaltungs- oder kaufmännische Berufsausbildung mit ausreichend vergleichbarer Berufserfahrung im Verwaltungsbereich einer Hochschule.
• Wir setzten zudem Erfahrung in einer Beratungstätigkeit und fließende Sprachkenntnisse der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift sowie Profunde DV-Kenntnisse (MS-Office-Paket, Datenbanksysteme, Online-Anwendungen) voraus.
• Eigene Auslands- und Praktikumserfahrung ist von Vorteil.
• Kenntnisse rechtlicher Grundlagen im Ausländerrecht sind wünschenswert.
• Persönlich zeichnen Sie sich durch eigenverantwortliches und selbständiges Arbeiten und einen hohen Grad an Teamfähigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Belastbarkeit in Hochphasen aus.
• Ein kompetenter, serviceorientierter Umgang mit Studierenden und Mitarbeitenden sowie Partner:innen innerhalb und außerhalb der Universität sind Ihnen ein großes Anliegen.  

Sie zögern, da Sie ein(ig)e unserer Anforderungen nicht erfüllen?  Bewerben Sie sich trotzdem und geben Sie uns die Chance für ein Kennenlernen.  

Unser Angebot:

• Vergütung nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) entsprechend den persönlichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe E 9b inklusive einer tariflichen Jahressonderzahlung
• abwechslungsreiche Tätigkeitsfelder und eigenverantwortliches Arbeiten
• Flexible Arbeitszeiten (nach Rücksprache/Gleitzeit und ggf. Telearbeit)
• Ein umfassendes Fort- und Weiterbildungsprogramm
• Ein familienfreundliches Arbeitsumfeld mit vielfältigen Angeboten für Familien: Hochschul-Familienbüro (JUniFamilie) und flexible Kinderbetreuung (JUniKinder)
• Universitäre Gesundheitsförderung und ein breites Hochschulsportangebot
• Betriebliche Nebenleistungen wie z. B. Vermögenswirksame Leistungen (VL) und betriebliche Altersvorsorge (VBL)
• 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr zuzüglich zwei arbeitsfreier Tage am 24. und 31.12.

Ihre Einstellung erfolgt befristet im Rahmen einer Teilzeitstelle im Umfang von 50% (20 Wochenstunden).

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.  

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich bis zum 10.09.2026 über unser Onlineformular.                                                            

Online Bewerbung

  
 
Bitte beachten Sie unsere Bewerberhinweise und Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten unter: Datenschutz und Hinweise für Bewerber:innen