Mitarbeiter (m/w/d) im Referat 15 "Organisation, Innerer Dienst"

Stellenbeschreibung

Wir suchen ab dem 01.01.2027:

eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter (m/w/d) im Referat 15 ,,Organisation, Innerer Dienst“

unbefristet, Vollzeit (Teilzeit geeignet), Standort Jena, EG 5 TV-L Entgelttabelle

Ihre Aufgaben:

Digitale Erfassung der Eingangspost nach der technischen Richtlinie für ersetzendes Scannen (TR RESISCAN) (tägliche Rotation der folgenden Rollen im Scanstellenteam)

• Stapelvorbereitung: inkl. der mechanischen und technischen Scanbarkeit der Poststücke, Sortierung mit diversen Kennzeichnungs- und Trennblättern, Postsortierung nach Zuständigkeit gem. Geschäftsverteilungsplan, Entfernen von scanbehindernden Objekten
• Scannen: Nutzung von Scan-Profilen der Hochleistungsscanner, Scankontrolle auf Vollständigkeit und Qualität, Flachbettscannen/Großformatscannen der durch Platzhalter-Kennzeichnungsblätter ersetzen Dokumententeile, Einscannen von Formaten DIN A3 auf Anforderung durch die Bearbeiter/innen
• Qualitätskontrolle/Clearing: Prüfung der bildlich und inhaltlich korrekten Übertragung des Inhalts des papierbasierten zum digitalen Posteingangsdokument (Lesbarkeits- und Plausibilitätskontrolle), Kontrolle der automatischen bzw. manuellen Ergänzung der optischen Zeichenerkennung (OCR-Wandlung) und Metadatenübernahme, Integritätssicherung der Digitalisate durch Anbringen eines qualifizierten elektronischen Siegels je geprüften Scanstapel, Rückgabe, Aufbewahrung und Vernichtung des Scanguts
• Bearbeitung der Ausgangspost sowie elektronischer Eingangskanäle: inkl. Ergänzung der Vorgangsinformationssystem-Metadaten (VIS-Metadaten) und Versand der Originale per Postdienstleister, Empfang und Versand von Mails des TLUBN-Poststellen-Mailkontos, Übernahme der eingehenden Mails in VIS gem. GVP, Empfang und Versand von Dokumenten von und zu Gericht per besonderem elektronischen Behördenpostfach (beBPo)

Ihr Profil:

• eine abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r oder Fachangestellte/r für Bürokommunikation beziehungsweise Büromanagement oder Rechtsanwaltsfachangestellte/r oder Notarfachangestellte/r oder eine inhaltlich vergleichbare abgeschlossene dreijährige Berufsausbildung
• nachweisliches Sprachniveau: Deutsch mind. B2 für Nicht-Muttersprachler

Von Vorteil sind:

• sicherer Umgang mit MS Office Anwendungen
• Erfahrung mit dem Dokumentenmanagementsystem VIS
• Erfahrung im Poststellen- oder Registraturbereich
• Kenntnisse über die öffentliche Verwaltung
• körperliche Belastbarkeit

Sie zeichnen sich durch die Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten, eine gute Konzentrationsfähigkeit sowie eine sorgfältige Arbeitsweise aus und sind gewillt das bestehende Team tatkräftig zu unterstützen.

Der Berufsabschluss und das geforderte Sprachniveau für Nicht-Muttersprachler sind durch Zeugnisse inkl. eines Nachweises über die erbrachten Prüfungs- und/oder Arbeitsleistungen zu belegen. Bei ausländischen Bildungsabschlüssen ist der Nachweis der Gleichwertigkeit mit einem deutschen Abschluss erforderlich. Informationen dazu finden Sie bei der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) unter www.kmk.org. Bis zum Ende der Ausschreibungsfrist ist der Nachweis über die persönliche Anerkennung des Bildungsabschlusses den Bewerbungsunterlagen beizufügen, andernfalls kann keine Berücksichtigung des Abschlusses erfolgen. Eine Kostenübernahme durch das Thüringer Landesamt für Umwelt, Bergbau und Naturschutz für die Anerkennung erfolgt nicht.

Unser Angebot:

• unbefristeter und attraktiver Arbeitsplatz (40 Std./ Woche) in einer oberen Landesbehörde
• Strukturierte Einarbeitung: Feste Ansprechpartner, offenes Feedback und kollegiale Beratung sind fester Bestandteil Ihrer Einarbeitung
• familienfreundliche Arbeitsbedingungen: Flexible Arbeitszeiten zwischen 06-21 Uhr
• Umfangreicher Urlaub: 30 Tage Jahresurlaub, zusätzlich bezahlte Freistellung am 24.12. und 31.12.
• Betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen für Ihre finanzielle Absicherung
• jährliche Sonderzahlung i.H.v. 88,14 % eines Monatsgehalts
• individuelle Fortbildungsmöglichkeiten: Suchen Sie sich aus unseren umfangreichen internen und externen Weiterbildungskatalogen Angebote heraus, die Sie fachlich oder persönlich weiterbringen
• Gemeinschaftspflege & Events: Ob „Newcomer Day“, Weihnachtsfeier oder Teambuilding-Aktivitäten, wir fördern den Zusammenhalt und Spaß im Team
• Betriebliches Gesundheitsmanagement: Angebote für Ihre Gesundheitsförderung am Arbeitsplatz

Das sind Wir:

Wir sind als zentrale Behörde des Freistaats Thüringen ein Team aus über 650 Fachleuten für alle Umweltbelange auf, über und unter der Erde und ein wichtiger und maßgebender Akteur für Bürgerinnen und Bürger, Unternehmen, Institutionen und Politik mit dem gemeinsamen Ziel der nachhaltigen Entwicklung von Umwelt und Wirtschaft. Hier finden Sie weitere Informationen zur größten Umweltbehörde im Freistaat Thüringen: https://tlubn.thueringen.de/.

Die Gleichstellung aller Beschäftigten ist uns wichtig. Daher freuen wir uns über Bewerbungen von Menschen unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft sowie Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung werden Bewerbungen schwerbehinderter Menschen und ihnen gleichgestellter behinderter Menschen gesondert berücksichtigt.

Haben Sie Interesse?

Wir freuen uns über Ihre aussagekräftige Bewerbung bis zum 31.08.2026 über unser Karriereportal. Postalisch eingehende Bewerbungen können nicht berücksichtigt werden. Die Bewerbungsannahme erfolgt ausschließlich über das Online-Bewerbungsportal. Bitte beachten Sie, dass keine Eingangsbestätigungen versendet werden.

Ihre Bewerbungsdaten werden durch das TLUBN im Einklang mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Thüringer Datenschutzgesetz verarbeitet. Eine entsprechende Information gemäß Art. 13 DSGVO zur Erhebung personenbezogener Daten für Stellenbesetzungsverfahren finden Sie auf der Homepage unter https://karriere.thueringen.de/datenschutzerklaerung