Mitarbeiter (m/w/d) Empfang & Büroorganisation

Stellenbeschreibung

Die Evangelische Schulstiftung in Mitteldeutschland ist Trägerin von 40 evangelischen Schulen und Horten in Thüringen, Sachsen-Anhalt und Sachsen. Rund 1.000 Mitarbeitende engagieren sich täglich dafür, Kindern und Jugendlichen eine hervorragende Bildung auf christlicher Wertebasis zu ermöglichen.

Für unsere Geschäftsstelle in Erfurt suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine neue Kollegin/ einen neuen Kollegen in Vollzeit.

Als erste Ansprechperson unserer Geschäftsstelle tragen Sie wesentlich dazu bei, dass Besucherinnen und Besucher, Mitarbeitende und externe Partner unsere Stiftung als professionell, freundlich und gut organisiert erleben. Gleichzeitig sorgen Sie mit organisatorischem Geschick dafür, dass zahlreiche Verwaltungsabläufe zuverlässig funktionieren. Sie behalten im Alltag der Geschäftsstelle offene Punkte, Bestände und organisatorische Bedarfe im Blick und kümmern sich selbstständig darum, dass notwendige Schritte rechtzeitig angestoßen werden. 

Aufgaben

• Organisation und Bearbeitung des täglichen Posteingangs und Postausgangs (digital und analog)
• Digitalisierung, Verteilung und Dokumentation eingehender Post
• Betreuung unserer zentralen Telefonanlage und erster Ansprechpartner für eingehende Anfragen
• Empfang und Anmeldung von Besucherinnen und Besuchern
• Pflege zentraler Adress- und Kontaktdaten in unseren Verwaltungssystemen
• Verwaltung der zentralen Post- und Informationspostfächer
• Führung der Handkasse einschließlich monatlicher Abrechnung
• Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien sowie Verbrauchsartikeln
• Organisation und Überwachung der Bestände in den Büro- und Gemeinschaftsbereichen
• Unterstützung bei der Vorbereitung interner Veranstaltungen und Besprechungen
• Koordination verschiedener Dienstleister (z. B. Fensterreinigung, Handwerker, Blumenpflege)
• Organisation und Umsetzung kleiner Botengänge und Besorgungen
• Unterstützung bei allgemeinen organisatorischen Aufgaben der Geschäftsstelle

Das bieten WIR

• abwechslungsreiche Tätigkeit für eine große gemeinnützige Bildungsträgerin 
• wertschätzende Arbeitsatmosphäre im motivierten Team
• attraktive tarifliche Vergütung analog öffentlicher Dienst 2.900 € – 3.500 € zzgl. Jahressonderzahlung
• betriebliche Altersvorsorge und zusätzliche Leistungen (z.B. Job-Ticket, VWL)
• attraktiver Arbeitsplatz in Nähe zum Hauptbahnhof
• 31 Tage Urlaub, zzgl. Weihnachten und Silvester
• keine Abend-, Wochenend- oder Feiertagsdienste 

Das erwarten wir von IHNEN

• eine abgeschlossene Ausbildung, beispielsweise in der Hotellerie oder Gastronomie, im Büromanagement, im Verwaltungsbereich oder eine vergleichbare Qualifikation 
• idealerweise Berufserfahrung im Bereich Empfang, Office Management, Assistenz oder Verwaltung 
• ein freundliches, sicheres und serviceorientiertes Auftreten (auch in lebhaften Situationen) 
• ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise  
• Freude am Umgang mit Menschen sowie ein hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit  
• Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein 
• gute Kenntnisse der gängigen Microsoft-365-Anwendungen  
• die Bereitschaft, sich in digitale Verwaltungsprozesse und Fachanwendungen einzuarbeiten