Mitarbeiter/in (m/w/d) im Kanzleiempfang / Front Office

Stellenbeschreibung

Sie wünschen sich eine moderne Kanzlei, in der man Sie sieht, fördert und Ihnen eine verlässliche, wertschätzende Arbeitsumgebung bietet – genau das finden Sie bei uns. Wenn Sie eine abwechslungsreiche Tätigkeit suchen, in der Ihr Engagement wirklich zählt, freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen.

Zur Verstärkung unseres Teams sucht die Notarin Lena Froeb in Bad Langensalza zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n weitere/n

Mitarbeiter/in (m/w/d) im Kanzleiempfang / Front Office

Stellenbeschreibung

Wir suchen eine/n engagierte/n Mitarbeiter:in (m/w/d) für unseren Kanzleiempfang, die/der mit Leidenschaft, Herzlichkeit und Präzision unsere wunderbare Empfangsmitarbeiterin als Team ergänzt und unterstützt. In dieser verantwortungsvollen Position sind Sie die erste Anlaufstelle für unsere Mandantschaft, sichern den reibungslosen Ablauf im Front-Office-Bereich und halten dem Team im Hintergrund den Rücken frei. Wenn Sie Organisationstalent, eine ausgeprägte Serviceorientierung und Freude am täglichen Kundenkontakt mitbringen, sind Sie bei uns genau richtig!

Aufgaben

• Herzlicher Empfang: Erstklassige persönliche Betreuung unserer Mandantschaft vor Ort sowie professionelle und empathische Führung der Telefonzentrale
• Terminkoordination: Zuverlässige Organisation, Planung und Überwachung von Besprechungs- und Beurkundungsterminen
• Post- und Dokumentenmanagement: Strukturierte Bearbeitung des Postein- und -ausgangs (digital und postalisch) sowie Weiterleitung an die zuständigen Sachbearbeiter
• Kanzleiorganisation: Vor- und Nachbereitung von Besprechungszimmern sowie Koordination des Mandantenverkehrs
• Administrative Unterstützung: Erste Erfassung der Daten der Mandantschaft, Vorbereitung von Akten im System sowie allgemeine Korrespondenz
• Schnittstellenfunktion: Enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit den Notarfachangestellten zur optimalen Vorbereitung des Tagesgeschäfts
• Datenschutz: Zuverlässige Einhaltung rechtlicher Vorgaben und strenger Datenschutzbestimmungen

Ihr Profil

• Freude am Kontakt: Ausgeprägte Kundenorientierung sowie ein offenes, freundliches und verbindliches Auftreten im Umgang mit Menschen
• Organisationstalent: Hervorragende organisatorische Fähigkeiten, eine strukturierte Arbeitsweise und die Fähigkeit, auch in turbulenten Momenten den Überblick zu behalten
• Kommunikationsstärke: Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift 
• Digitale Fitness: Sicherer Umgang mit MS Office; idealerweise bringen Sie erste Erfahrung mit einer gängigen Kanzlei-/Notarsoftware mit oder arbeiten sich gerne darin ein
• Soft Skills: Absolute Zuverlässigkeit, Diskretion, Teamfähigkeit und praktisches Denken
• Quereinstieg willkommen: Erfahrungen im administrativen Bereich oder juristischen Bereich sind von Vorteil – notarielle Vorkenntnisse sind keine Voraussetzung!

Wir bieten

• überdurchschnittliches, attraktives Gehalt, unbefristete Anstellung
• 30 Urlaubstage
• eine interessante, abwechslungsreiche Tätigkeit
• Moderne Büroorganisation sowie professionell ausgestattete Arbeitsplätze
• flache Hierarchien, regelmäßige Teambesprechungen und Schulungen
• eine angenehme, kollegiale Arbeitsatmosphäre
• corporate benefits & Tankgutscheine
• attraktive, flexible Arbeitszeiten
• gute Verkehrsanbindung
• umfassende Weiterbildungsmöglichkeiten

Werden Sie Teil unseres Teams! Wir bieten Ihnen eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem professionellen Umfeld. Bei uns profitieren Sie von einer wertschätzenden Kanzleikultur, flexiblen Arbeitszeiten und vielfältigen Entwicklungsmöglichkeiten. Bringen Sie Ihre Stärken ein und gestalten Sie gemeinsam mit uns eine erfolgreiche Zukunft!