Projektmanager:in Digitalisierung Campusmanagement (Teilprojektleitung HISinOne EXA)

Stellenbeschreibung

Die Friedrich-Schiller-Universität Jena ist eine dynamische und innovationsstarke Universität zentral in Deutschland gelegen. Mit einem breiten Fächerspektrum gestaltet sie die Zukunft durch exzellente Forschung und Lehre. Ihre wissenschaftliche Exzellenz spiegelt sich in den Profillinien Light – Life – Liberty wider, die wegweisende Erkenntnisse und nachhaltige Lösungen für die Gesellschaft von morgen liefern. Eng vernetzt mit führenden Forschungseinrichtungen, innovativen Unternehmen und renommierten Kultureinrichtungen treibt sie interdisziplinäre Entwicklungen voran. Mit rund 17.000 Studierenden und rund 10.000 Beschäftigten prägt sie Jena als pulsierende, international vernetzte Wissenschafts- und Zukunftsstadt.  

Im Dezernat 1 - Studierende ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als  

Projektmanager:in Digitalisierung Campusmanagement (Teilprojektleitung HISinOne EXA)  

in Vollzeit (100% / 40 Wochenstunden) befristet bis zum 31.12.2028 zu besetzen.

Eine Verlängerung bis zum 30.06.2029 wird angestrebt.  

Die Friedrich-Schiller-Universität Jena gestaltet mit der Einführung des Campusmanagementsystems HISinOne die digitale Zukunft von Studium und Lehre. Für die Umsetzung des Moduls EXA (Studiengangs-, Prüfungs-, Veranstaltungs- und Raummanagement) suchen wir eine engagierte Persönlichkeit für das Projektmanagement, die die Zusammenarbeit zwischen Fachbereichen und IT koordiniert und die erfolgreiche Umsetzung des Teilprojekts maßgeblich gestaltet. In dieser Schlüsselrolle steuern Sie das fachliche Anforderungsmanagement, koordinieren das Key-User-Netzwerk sowie die Zusammenarbeit zwischen Fakultäten, zentralen Einrichtungen und der IT und begleiten die Umsetzung eines der zentralen Digitalisierungsprojekte der Universität.    

Ihre Aufgaben:

• Fachliche Leitung und Koordination des Teilprojekts EXA (Studiengangs-, Prüfungs-, Veranstaltungs- und Raummanagement) innerhalb des Campusmanagementprojekts HISinOne
• Steuerung und Weiterentwicklung des fachlichen Anforderungsmanagements einschließlich Erhebung, Konsolidierung, Priorisierung und Dokumentation fachlicher Anforderungen
• Schnittstellenmanagement zwischen Fachbereichen, Key Usern, zentralen Einrichtungen und der technischen Teilprojektleitung zur Sicherstellung einer zielgerichteten Umsetzung
• Aufbereitung und Übersetzung fachlicher Anforderungen in umsetzbare Spezifikationen für die technische Realisierung
• Planung, Organisation und Moderation von Workshops, Arbeitsgruppen und Abstimmungsterminen sowie Koordination des Key-User-Netzwerks
• Strategische Planung und Abstimmung mit den weiteren Teilprojektleitungen sowie Unterstützung der Gesamtprojektleitung bei der Steuerung des Gesamtprojekts
• Begleitung der Umsetzung einschließlich Testkoordination, Qualitätssicherung sowie Unterstützung bei Abnahmen und der Vorbereitung des Produktivbetriebs
• Mitwirkung im Projektcontrolling sowie bei Risiko-, Stakeholder- und Changemanagement
• Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Berichten und Präsentationen für Projektgremien und die Projektleitung
• Unterstützung der organisatorischen Weiterentwicklung und Begleitung von Veränderungsprozessen im Rahmen der Einführung des neuen Campusmanagementsystems     

Ihr Profil:

• Erfolgreich abgeschlossenes Hochschulstudium (Master, Diplom, Bachelor oder vergleichbar) oder eine durch einschlägige Berufserfahrung erworbene gleichwertige Qualifikation
• Mindestens 3 Jahre einschlägige Berufserfahrung im Projektmanagement oder in der Leitung bzw. Koordination komplexer Projekte
• Nachweisbare Kenntnisse und praktische Erfahrungen in klassischen und agilen Projektmanagementmethoden
• Erfahrungen im strukturierten Anforderungsmanagement sowie in der adressatengerechten Übersetzung fachlicher Anforderungen für technische Umsetzungsteams
• Erfahrungen in der Koordination heterogener Stakeholder sowie Moderation von Arbeitsgruppen, Workshops und Gremien
• sehr ausgeprägte Kommunikations-, Moderations- und Organisationskompetenz
• ein hohes Maß an Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein sowie eine strukturierte, ziel- und lösungsorientierte Arbeitsweise
• ausgeprägte analytische und konzeptionelle Fähigkeiten
• Teamfähigkeit sowie ein souveränes und wertschätzendes Konfliktmanagement
• idealerweise erste Erfahrungen in der Führung oder Koordination von Teams
• Kenntnisse der Strukturen und Verwaltungsprozesse an Hochschulen oder vergleichbaren öffentlichen Einrichtungen wünschenswert
• Erfahrungen im Change- und Akzeptanzmanagement, insbesondere bei Digitalisierungs- oder Organisationsentwicklungsprojekten wünschenswert
• Erfahrungen mit Werkzeugen im Anforderungsmanagement (z.B. Jira, Confluence oder vergleichbare Systeme) wünschenswert  

Sie zögern, da Sie ein(ig)e unserer Anforderungen nicht erfüllen?  Bewerben Sie sich trotzdem und geben Sie uns die Chance für ein Kennenlernen.  

Unser Angebot:  

Vergütung nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) entsprechend den persönlichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe E11 inklusive einer tariflichen Jahressonderzahlung Abwechslungsreiche Tätigkeitsfelder und eigenverantwortliches Arbeiten bei einem der größten Arbeitgeber Thüringens Die Chance, in einer modernen und zugleich traditionsreichen Volluniversität zukunftswei-sende Entwicklungen im Bereich der Digitalisierung mitzugestalten Einen krisensicheren Arbeitsplatz in der Lichtstadt Jena mit attraktivem Freizeit- und Naherholungswert Flexible Arbeitszeiten (nach Rücksprache/Gleitzeit und ggf. Telearbeit) Wir unterstützen Sie bei individuellen Entwicklungs- und Qualifizierungsbedarfen Ein familienfreundliches Arbeitsumfeld mit vielfältigen Angeboten für Familien: Hochschul-Familienbüro (JUniFamilie) und flexible Kinderbetreuung (JUniKinder) Universitäre Gesundheitsförderung und ein breites Hochschulsportangebot Betriebliche Nebenleistungen wie z. B. Vermögenswirksame Leistungen (VL) und betriebliche Altersvorsorge (VBL) 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr zuzüglich zwei arbeitsfreier Tage am 24. und 31.12.

Inwieweit einem Teilzeitwunsch, insbesondere hinsichtlich Lage und Umfang der Teilzeit, stattgegeben werden kann, wird anhand der dienstlichen Bedürfnisse geprüft.

Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.  

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich bis zum 22.10.2026 über unser Onlineformular.                                                            

 Online Bewerbung

 
 
Bitte beachten Sie unsere Bewerberhinweise und Informationen zur Erhebung personenbezogener Daten unter: Datenschutz und Hinweise für Bewerber:innen